Wie wird die E-Rechnung in Deutschland geregelt?

Welches Rechnungsformat? Das föderale Durcheinander

Zulieferer öffentlicher Behörden auf Bundesebene sind bereits seit dem 27. November 2020 dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Seit April 2021 müssen auch Länder, Kommunen und alle anderen öffentlichen Auftraggeber in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten zu können. Akzeptierter Standard in allen Bundesländern ist die XRechnung. Wie die elektronische Rechnung übermittelt werden soll, ist jedoch von Bundesland zu Bundesland verschieden. Um dem föderalen Durcheinander nicht noch mehr Vorschub zu leisten, wurden Bund und Länder bereits im Oktober 2018 dazu verpflichtet, mit Ablauf der Umsetzungsfrist der Richtlinie 2014/44/EU den Zugang über das Peppol-Netzwerk zu ermöglichen, insofern ein Webservice für das Einreichen elektronischer Rechnungen zur Verfügung gestellt wird. Unternehmen, die ihre E-Rechnungen via Peppol direkt aus ihrer E-Rechnungslösung heraus an den Empfänger übermitteln, sparen sich die Registrierung, den Upload und die Konformitätsprüfungen bei den diversen E-Rechnungsplattformen von Bund und Ländern.

Hier erhalten Sie alle wichtigen Informationen zu Peppol.

Peppol ist übrigens auch für Unternehmen mit internationalem Kundenstamm eine gute Wahl: Zahlreiche Nationen und öffentliche Institutionen akzeptieren E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk im internationalen Format Peppol BIS Billing 3.0.

Hier finden Sie eine Übersicht über den aktuellen Stand der E-Rechnung im europäischen Ausland. E-Invoicing in Europa

Stand der Regelungen bei der E-Rechnung auf Bundes- und Länderebene

Bereits heute haben einige Bundesländer, wie Bremen, Baden-Württemberg, Hamburg und das Saarland, die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt. Im nächsten Jahr werden Hessen und Rheinland-Pfalz ihnen nachfolgen. Die meisten Landesregierungen haben für eine zentrale Lösung für den Rechnungseingang entschieden. Damit können Rechnungssteller über die Landesportale E-Rechnungen einfach und sicher übermitteln. In Mecklenburg-Vorpommern, Berlin, Brandenburg, Sachsen und Thüringen handelt es sich dabei um die OZG-RE – die Rechnungseingangsplattform ist der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) ähnlich. Eigene Portallösungen gibt es in Baden-Württemberg, dem Saarland, Rheinland-Pfalz, Nordrhein-Westfalen, Niedersachen, Hamburg, Bremen und Schleswig-Holstein. Bayern und Hessen verfügen nicht über einen zentralisierten Rechnungseingang. Dort setzt man auf dezentrale E-Mail-Postfächer, sodass der Rechnungssteller seine E-Rechnung direkt beim Empfänger einreicht.

Status quo in Ihrem Bundesland mit allen nützlichen Links

Die Liste zeigt, welche Pflichten und Anforderungen in den einzelnen Bundesländern gelten. Ohne Gewähr auf Vollständigkeit der Angaben

Baden-Württemberg

Pflicht: seit 01.01.2022; Ausnahmen: Rechnungen bis 1.000 Euro netto und Rechnungen an Gemeinden und Gemeindeverbände
Rechnungseingangsportal: www.service-bw.de/erechnung/
Gültige E-Rechnungsformate: XRechnung, EN 16931, ZUGFeRD
Übermittlungswege: E-Mail, Web-Upload, Peppol
Empfängeridentifikation: Leitweg-ID
Informationsseite: www.service-bw.de/erechnung/

Bayern

Pflicht: Nein
Rechnungseingangsportal: bisher kein zentraler Rechnungseingang verfügbar
Gültige E-Rechnungsformate: XRechnung oder jeder Standard, der EU-Norm-konform ist
Übermittlungswege: E-Mail, De-Mail, Peppol
Empfängeridentifikation: Keine Leitweg-ID nötig
Informationsseite: www.e-rechnung.bayern.de

Berlin

Pflicht: Nein, kann jedoch vertraglich vereinbart werden
Rechnungseingangsportal: Rechnungseingangsplattform Berlin: https://xrechnung-bdr.de/edi/auth/login, OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE): https://xrechnung-bdr.de/edi/auth/login
Gültige E-Rechnungsformate: XRechnung oder jeder Standard, der EU-Norm-konform ist
Übermittlungswege: Portal, Peppol, E-Mail
Empfängeridentifikation: Leitweg-ID/ Peppol-ID
Informationsseite: www.berlin.de/e-rechnung

Brandenburg

Pflicht: Nein
Rechnungseingangsportal: Rechnungseingangsplattform Brandenburg: https://xrechnung-bdr.de/edi/auth/login, OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE): https://xrechnung-bdr.de/edi/auth/login
Gültige E-Rechnungsformate: XRechnung, oder jeder Standard, der EU-Norm-konform ist
Übermittlungswege: Portal, Peppol, E-Mail
Empfängeridentifikation: Leitweg-ID/ Peppol-ID
Informationsseite: mdfe.brandenburg.de/mdfe/de/themen/haushalt-und-finanzen/e-rechnung/

Bremen

Pflicht: seit 27.11.2020; Ausnahmen: Direktkäufe bis 1.000 Euro
Rechnungseingangsportal: zERIKA der Freien Hansestadt Bremen: www.e-rechnung.bremen.de
Gültige E-Rechnungsformate: XRechnung oder jeder Standard, der EU-Norm-konform ist
Übermittlungswege: Webservice, Peppol, E-Mail, De-Mail
Empfängeridentifikation: Leitweg-ID/ Peppol-ID
Informationsseite: www.e-rechnung.bremen.de

Hamburg

Pflicht: seit 01.01.2022; Ausnahmen: Rechnungen über Lieferungen und Leistungen bis 1.000 Euro, Rechnungen über Bauleistungen bis 3.000 Euro
Rechnungseingangsportal: E-Rechnungsportal Hamburg
Gültige E-Rechnungsformate: XRechnung oder jeder Standard, der EU-Norm-konform ist
Übermittlungswege: Peppol, E-Mail
Empfängeridentifikation: Leitweg-ID/ Peppol-ID
Informationsseite: www.hamburg.de/kasse/13082768/e-rechnung/

Hessen

Pflicht: ab 17.04.2024
Rechnungseingangsportal: bisher kein zentraler Rechnungseingang verfügbar
Gültige E-Rechnungsformate: XRechnung, ZUGFeRD, alle CEN-konformen Formate
Übermittlungswege: E-Mail, Peppol
Empfängeridentifikation: Leitweg-ID/ Peppol-ID
Informationsseite: www.erechnung.hessen.de

Mecklenburg-Vorpommern

Pflicht: seit 01.04.2023
Rechnungseingangsportal: Rechnungseingangsplattform Mecklenburg-Vorpommern OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE)
Gültige E-Rechnungsformate: XRechnung oder jede Standard, der EU-Norm-konform ist
Übermittlungswege: Portal, Peppol, E-Mail
Empfängeridentifikation: Leitweg-ID/ Peppol-ID
Informationsseite: https://www.ego-mv.de/erechnung

Niedersachsen

Pflicht: Nein
Rechnungseingangsportal: Zentrale ePoststelle des Landes Niedersachsen (Niedersächsisches Antragssystem für Verwaltungsleistungen Online, NAVO)
Gültige E-Rechnungsformate: XRechnung oder jeder Standard, der EU-Norm-konform ist
Übermittlungswege: ePoststelle, Peppol, E-Mail
Empfängeridentifikation: Leitweg-ID/ Peppol-ID
Informationsseite: rechnung.niedersachsen.de

Nordrhein-Westfalen

Pflicht: Nein, kann aber vertraglich vereinbart werden
Rechnungseingangsportal: erechnung.nrw
Gültige E-Rechnungsformate: XRechnung oder jeder Standard, der EU-Norm-konform ist
Übermittlungswege: Portal, Peppol, E-Mail
Empfängeridentifikation: Leitweg-ID/ Peppol-ID
Informationsseite: https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/e-rechnung-nrw

Rheinland-Pfalz

Pflicht: ab 01.01.2024
Rechnungseingangsportal: E-Rechnungsportal Rheinland-Pfalz
Gültige E-Rechnungsformate: XRechnung oder jeder Standard, der EU-Norm-konform ist
Übermittlungswege: Zentraler Rechnungseingang RLP, Peppol, E-Mail
Empfängeridentifikation: Leitweg-ID/ Peppol-ID
Informationsseite: https://lbb.rlp.de/de/auftragnehmer/e-rechnung/

Saarland

Pflicht: seit 01.01.2022
Rechnungseingangsportal: https://e-rechnung.service.rlp.de/startseite (Sie sind hier richtig. Das Saarland nutzt dieses Rechnungseingangportal!)
Gültige E-Rechnungsformate: XRechnung oder jeder Standard, der EU-Norm-konform ist
Übermittlungswege: Zentraler Rechnungseingang RLP, Peppol, E-Mail
Empfängeridentifikation: Leitweg-ID/ Peppol-ID
Informationsseite: e-rechnung.ego-saar.de/

Sachsen

Pflicht: Nein
Rechnungseingangsportal: OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE)
Gültige E-Rechnungsformate: XRechnung oder jeder Standard, der EU-Norm-konform ist
Übermittlungswege: Portal, Peppol, E-Mail
Empfängeridentifikation: Leitweg-ID/ Peppol-ID
Informationsseite: www.egovernment.sachsen.de/e-rechnung.html

Sachsen-Anhalt

Pflicht: Nein
Rechnungseingangsportal: E-Rechnungsportal des Landes Sachsen-Anhalt
Gültige E-Rechnungsformate: XRechnung oder jeder Standard, der EU-Norm-konform ist
Übermittlungswege: Portal, Peppol, E-Mail
Empfängeridentifikation: Leitweg-ID/ Peppol-ID
Informationsseite: https://mid.sachsen-anhalt.de/digitales/e-rechnung/

Schleswig-Holstein

Pflicht: Nein
Rechnungseingangsportal: Rechnungseingangsportal des Landes Schleswig-Holstein
Gültige E-Rechnungsformate: XRechnung oder jeder Standard, der EU-Norm-konform ist
Übermittlungswege: Portal, Peppol, E-Mail
Empfängeridentifikation: Leitweg-ID/ Peppol-ID
Informationsseite: https://zufish.schleswig-holstein.de/detail?pstId=265210278

Thüringen

Fazit

Geht es nach dem Bundesministerium der Finanzen (BMF) wird bereits ab dem 1. Januar 2025 deutschlandweit kein Weg mehr an der elektronischen Rechnung vorbeiführen. Denn dann soll E-Invoicing für alle Unternehmen verpflichtend sein. Konkret bedeutet das, dass Rechnungen ausschließlich in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, versandt und empfangen werden. Die Übermittlung der Rechnung an den Empfänger soll allerdings nicht von der Freigabe der Finanzbehörden abhängig sein, wenngleich die E-Rechnungsplattform inhaltliche Prüfungen, die Übermittlung der Meldedaten an die staatliche Plattform und die Übermittlung der E-Rechnung an die E-Rechnungsplattform des Empfängers übernimmt. Mit dem Ziel, das Mehrwertsteuersystem EU-weit zu modernisieren, um den Steuerbetrug einzudämmen, werden die neuen Regelungen ab dem 1. Januar 2028 für alle EU-Mitgliedsstaaten verpflichtend sein. Unternehmen sind daher gut beraten, sich bereits heute mit dem Thema E-Invoicing zu beschäftigen und ihre Buchhaltungsprozesse anzupassen.

E-Rechnung und XRechnung in den Bundesländern