Gesucht: eine All-in-one-Lösung für den Rechnungseingang und -ausgang
Vielerorts werden Ausgangsrechnungen noch postalisch verschickt, obwohl eine adäquate Lösung für den E-Versand existiert. Das sorgt nicht nur für einen großen Ressourcenaufwand, sondern auch für eine hohe Fehleranfälligkeit. Digitale Lösungen für den Rechnungseingang und -ausgang sorgen für schlanke Prozesse und maximale Transparenz.
Die Problemstellung
- Hohe Aufwände im Postempfang und der Faktura-Abteilung
- Manuelle Prüfung und Freigabe
- Manuelle Erfassung der Belegköpfe und Rechnungsdaten im Warenwirtschaftssystem
Die Lösung
- Komplette Abwicklung der Briefpostproduktion durch einen Druckdienstleister
- Keine interne Postbearbeitung mehr
- Signifikante Kosteneinsparungen dank portooptimiertem Versand
- Elektronischer Versand und Empfang von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen und anderen Dokumenten
- Papierlose Prozesse ohne Medienbrüche
- Eingangsbelege werden automatisch an ERP- oder Buchhaltungssysteme übermittelt
- Abrechnung transaktionsbasiert
- Lediglich lokale Installierung eines virtuellen Druckertreibers nötig
- Nutzung des Quadient-Portals ohne Umstellung der internen IT
- Quadient-Portal kann auf Wunsch nahtlos an interne IT-Systeme angebunden werden
Das Ergebnis
- Nutzung der Quadient-Lösung auch für Infobriefe oder Mahnungen möglich
- Reduzierung der manuellen Aufwände und der Prozesskosten
- Rechnungsversand in strukturierten Wunschformaten möglich
- Durch verstärktes Onboarding von Kunden für das E-Invoicing lassen sich Produktions- und Portokosten weiter senken
- Kostenvorteile im Belegeingang dank Nutzung des Quadient-Portals durch Lieferanten
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Gesucht: Prozessverschlankung rund um den Rechnungsausgang und Zukunftssicherheit
Wenn rund 250 Rechnungen täglich auf Endlos-Durchschlagpapier gedruckt und manuell separiert, sortiert und – je nach Umfang – erst in die Kuvertier- und dann in die Frankiermaschine gepackt werden müssen, ist eine Person rund zwei Stunden pro Tag beschäftigt. Hinzu kommen Geräte- und Verbrauchsmaterialkosten. Zeit, den Briefpostversand auszulagern und sich mit der E-Rechnungsoption eine zukunftssichere Lösung an Bord zu holen.
Die Problemstellung
- Gerätekapazität und -verschleiß
- Vorhalten eines adäquaten Ersatzdruckers angesichts eines zunehmenden Verarbeitungsvolumens
- Steigender Personalbedarf angesichts wachsender Rechnungsmengen
- Hohe Materialkosten
- Steigende Prozesskosten
Die Lösung
- Webbasierte Lösung mit zweierlei Services: Briefpost-Outsourcing (hier fungiert ein Druckdienstleister als Produktions- und Versandpartner) und Versand von E-Rechnungen und anderen Dokumenten – sowohl als PDF als auch strukturiert
- Kaum Investitionsbedarf dank webbasiertem Zugang und transaktionsbasierter Abrechnung
- Keine Umstellung der IT-Landschaft – lediglich der Druckertreiber wird lokal installiert
- Die Inhouse-Postbearbeitung reduziert sich auf ein Minimum, da die Quadient-Lösung alle Produktions- und Versandaufgaben abdeckt
- Dank Outsourcing zum Druckdienstleister hocheffiziente Briefpostproduktion und Portorabatte als Vielversender
- Digitale Zustellwünsche der Empfänger lassen sich erfüllen – dank Lösungsoption des elektronischen Dokumentenversands
- Layoutvorlagen mit individuellem Briefkopf und weiteren Wunschinhalten
Das Ergebnis
- Druck nicht mehr lokal, sondern virtuell in der Quadient-Plattform, von dort gehen die Dokumente automatisch an den Druckdienstleister; Mitarbeiter leisten nur noch eine Ausgangskontrolle direkt im Portal
- Mitarbeitern bleibt jetzt mehr Zeit für Akquise, Kundenpflege und -beratung
- Papierbedarf sinkt
- Gerätekapazitäten sind kein Thema mehr, denn dank Outsourcing werden Kuvertier- und Frankiermaschine sowie Hauptdrucker deutlich entlastet
- Ersatzdrucker ist überflüssig
- Kostenersparnis dank attraktiver Outsourcing-Konditionen
- Durch verstärkte Nutzung der E-Rechnung fallen zunehmend Produktions- und Portokosten weg
- Archivierungssystem sorgt für Gesamtüberblick über alle Arten an Rechnungen
- Prozessregeln für Rechnungsszenarien, die einer Sonderbehandlung bedürfen, können in der Lösung hinterlegt werden
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Gesucht: eine flexible Komplettlösung für den gesamten Postausgangsprozess
Wenn die Buchhaltung die Rechnungen im SAP-System fakturiert, das Marketing-Team Rechnungsbeilagen zuliefert und die IT das Output-Management-System betreut, bleiben nur wenige Kapazitäten für das Kerngeschäft und der Rechnungsausgang gestaltet sich komplex. Eine modulare All-in-one-Lösung inklusive Zugang zu einem webbasierten Portal ist hier ideal, um sowohl das Briefpost-Outsourcing als auch den Digitalversand von Rechnungen über verschiedene Zustellkanäle und -formate zu unterstützen.
Die Problemstellung
- Funktionierender Prozess für den Rechnungsausgang – jedoch über mehrere Abteilungen hinweg, mit großem personellem Aufwand und umfangreichem Abstimmungsbedarf
- Rechnungen im Wunschformat sowie paralleler Versand über mehrere Kanäle erforderlich
- Zunehmende Vielfalt der Rechnungsformate
- Onboarding-Service für das E-Invoicing erforderlich
- Langfristiges Ziel ist die komplette Umstellung auf den digitalen Rechnungsversand
- Personal-, Zeit- und Kostenaufwand minimieren
- Abläufe beschleunigen und effizienter gestalten
- Medienbrüche beseitigen
- Prozesstransparenz und Reporting optimieren
Die Lösung
- Modulare Lösung von Quadient mit einer Kombination aus Hardware und Software
- Bedarfsgerechte Skalierbarkeit
- Briefpost-Outsourcing für den Großteil der papierbasierten Rechnungen
- Alle Möglichkeiten des elektronischen Rechnungsversands dank Zugang zum webbasierten Portal
- Digitalversand von Rechnungen für unterschiedliche Zustellkanäle und -formate
- Ein fester Ansprechpartner für alle Belange – von der Briefproduktion bis hin zum Versand
Das Ergebnis
- Schlanke und wirtschaftliche Lösung
- Maximale Flexibilität und problemloses Switchen zwischen unterschiedlichen Rechnungsformaten und Übertragungswegen
- Wahl zwischen interner Bearbeitung der Ausgangsdokumente und Versand über das Quadient-Portal
- Zentrale Fakturierung in der Buchhaltung und automatische Weiterleitung an das Output-Management-System
- Aufbereitung und Verteilung der Dokumente im Output-Management-System und Verteilung an Drucker (für papierbasierte Sendungen), Mail-Server (für Rechnungen im PDF-Format) oder an das Quadient-Portal (für den externen Briefdruck/-versand bzw. den E-Rechnungsversand)
- Entlastung der Buchhaltung dank transparenter Prozesse
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