Si ha oído hablar de la accesibilidad digital pero no ha tomado ninguna medida, es un buen momento para reevaluarlo. Ya no se trata de si hacer accesibles sus comunicaciones con los clientes, sino de cuándo hacerlo. La Ley Europea de Accesibilidad (EAA) entró en vigor en junio de 2025 y el texto de la Sección 508 en EE. UU. se está reforzando, pasando de "Debe hacer esto" a "Debe hacer esto".
Actualizar los miles de archivos PDF que se encuentran en el sitio web de su empresa o en un archivo para hacerlos accesibles puede parecer una tarea abrumadora. Pero la buena noticia es que, con las herramientas adecuadas, no tiene por qué ser una tarea pesada.
¿Qué es exactamente la accesibilidad digital?
La accesibilidad digital universal es la práctica de garantizar que las comunicaciones digitales sean accesibles para todos, independientemente de sus capacidades o discapacidades. Por ejemplo, algunos lectores con visión parcial o nula pueden depender de un lector de pantalla, requerir letras grandes o colores de alto contraste para consumir y comprender la información de sus documentos.
Las numerosas regulaciones gubernamentales y leyes de accesibilidad específicas de cada país que exigen cumplimiento, y el abrumador apoyo mundial a la inclusión han hecho que sea más importante que nunca garantizar que todas las personas puedan acceder y utilizar documentos digitales.
Dado que aproximadamente el 16 % de la población mundial padece algún tipo de discapacidad o impedimento, es evidente su importancia: representa una oportunidad para la inclusión y un impulso de crecimiento. No proporcionar documentos accesibles también supone un gran riesgo: en 2024, se presentaron más de 4000 demandas por accesibilidad digital solo en EE. UU. Además, muchas empresas tienen miles de archivos PDF no accesibles en sus sitios web y se distribuyen por correo electrónico. Dado que cada uno de esos archivos PDF representa una posible demanda, existe un gran riesgo.
¿Por qué su empresa debería hacer accesibles las comunicaciones ahora?
Debido a que muchos países han introducido leyes de accesibilidad a documentos que resultan en multas y sanciones por incumplimiento, brindar acceso equitativo a la información es ahora una prioridad principal para muchas organizaciones. Algunas de las leyes y regulaciones más conocidas ahora se aplican de manera más estricta, lo que da como resultado multas y, en algunos casos, penas de cárcel (el CIO es a menudo el responsable de su cumplimiento).
La Ley Europea de Accesibilidad (EAA) se aplica a las empresas con clientes en Europa. Está diseñada para garantizar normas comunes de accesibilidad en todos los países de la UE. Según hemos oído, se aplicará estrictamente y no se puede incumplir.
Hacer que las comunicaciones con los clientes sean accesibles no es sólo un requisito legal, también es lo correcto. Al priorizar la accesibilidad, abre sus puertas a un público más amplio y fomenta la inclusión. Existen leyes sobre accesibilidad física (pensemos en una rampa en la entrada de un edificio), por lo que tiene sentido que también existan leyes sobre accesibilidad digital.
A continuación se presentan algunas razones para hacer que sus comunicaciones con los clientes sean accesibles para todos:
- Mejorar la experiencia del cliente: las comunicaciones a las que se puede acceder digitalmente son mejores comunicaciones con los clientes. Entregar información de manera accesible también significa que no alejarás a ninguna parte de tu base de clientes existente o potencial.
- Lidere su industria: cuando una empresa está comprometida con la accesibilidad, demuestra que valora a todas las personas y está comprometida con la inclusión. Esto puede mejorar la reputación de la marca y atraer clientes que valoran la diversidad y la inclusión.
- Fortalecer el control: Todos los documentos públicos deben ser accesibles y, dado que no puede controlar a dónde van las comunicaciones después de que se envían (por ejemplo, los PDF o formato de documento portátil son por naturaleza “portátiles”), todo debe ser accesible cuando deja su control.
- Mejore la optimización de motores de búsqueda (SEO): el contenido accesible da como resultado un mejor SEO: el contenido del sitio web es más fácil de encontrar cuando su contenido es accesible y los motores de búsqueda asimilan mejor los formatos accesibles, lo que mejora su SEO.
- Haga lo correcto: no solo estará haciendo lo correcto al proporcionar comunicaciones al cliente accesibles digitalmente, sino que también estará cumpliendo la ley y evitando demandas, sanciones y multas.
Comprender el cumplimiento de la accesibilidad digital
Hay dos estándares principales que regulan la accesibilidad digital: uno para los archivos PDF y otro para las comunicaciones digitales.
PDF/UA
PDF/UA es una especificación que define cómo hacer que un documento PDF sea legible por tecnologías de asistencia como un lector de pantalla. Un PDF etiquetado, o PDF compatible, generalmente se conoce como "PDF/UA" (Formato de documento portátil/Accesibilidad universal) y significa que el documento está diseñado para ser accesible para personas con discapacidades visuales, auditivas y de movilidad.
WCAG
Las Pautas de Accesibilidad al Contenido Web (WCAG) se desarrollaron para contenido digital como correos electrónicos y sitios web. Las WCAG establecen que el contenido web debe ser capaz de interactuar con diversas tecnologías de asistencia. Desarrolladas por el Consorcio World Wide Web (W3C), son ampliamente aceptadas como el estándar de referencia para el cumplimiento de la accesibilidad digital.
¿Cómo puedes empezar a utilizar la accesibilidad digital en tus comunicaciones con los clientes?
Diseñar sus comunicaciones con los clientes teniendo en cuenta la accesibilidad debería ser una buena práctica y usted debería contar con las herramientas adecuadas para que esto se haga realidad. La mayoría del software de comunicaciones con los clientes, incluida la cartera Inspire de Quadient, puede ayudar a garantizar que sus comunicaciones con los clientes sean accesibles digitalmente y cumplan con las regulaciones globales y regionales.
¿Pero qué pasa con todos esos documentos archivados que los clientes solicitan a pedido? ¿Qué pasa con todos esos archivos PDF que ya ha enviado, publicado en el sitio web de la empresa o almacenado en el archivo de su empresa? La remediación posterior a la composición implica hacer accesibles los documentos existentes. Con el software de remediación adecuado, puede tomar prácticamente cualquier documento histórico de un socio, archivo de la empresa u otra fuente externa y hacerlo accesible.
Quadient ofrece una herramienta de remediación llamada Inspire Adapt. Convierte archivos PDF a documentos PDFU/A tanto en lotes de gran volumen como bajo demanda.
Con el software de postcomposición, combinado con el software de gestión de comunicaciones con el cliente (CCM), los documentos pueden hacerse accesibles en tiempo real y presentarse rápidamente en un dispositivo para una interacción fluida con la tecnología de asistencia.
La conclusión es la siguiente: la accesibilidad universal a los documentos es fundamental para garantizar que los documentos digitales sean accesibles para todos, independientemente de sus capacidades o discapacidades. Garantiza el acceso igualitario a la información, cumple con los requisitos legales y reglamentarios, mejora la experiencia del usuario, aumenta la productividad y la eficiencia, mejora la reputación de la marca y satisface las necesidades del segmento de clientes.