I software di automazione dei processi aziendali

mercoledì 14º set 2022
I software di automazione dei processi aziendali

Introduzione

La pandemia di COVID-19 ha cambiato le regole del gioco per le aziende di tutte le dimensioni. Il passaggio dall'ufficio all'ambiente di lavoro domestico ha costituito per le imprese una sfida eccezionalmente importante, in quanto si sono trovate a gestire da remoto processi aziendali un tempo basati sul contatto fisico e su documenti cartacei. Di conseguenza, aziende di tutte le dimensioni sono state obbligate a ripensare il modo in cui gestiscono i processi aziendali più importanti. L'implementazione di un software per l'automazione dei processi aziendali (BPA) rappresenta un modo per garantire la continuità dell'attività e per rendere l'azienda "a prova di futuro", in modo da poter gestire qualsiasi evenienza possa verificarsi.

Che cos'è un software di automazione dei processi aziendali?

Un software di automazione dei processi aziendali è un insieme di soluzioni tecnologiche che gestisce l'automatizzazione di processi aziendali complessi. Si concentra sull'automazione dei processi necessari alla gestione ordinaria dei processi aziendali e viene di norma impiegato per automatizzare i processi aziendali fondamentali.

Un software BPA semplifica il modo in cui le aziende gestiscono i flussi di lavoro interni, come ad esempio le comunicazioni con i clienti in uscita, la consegna delle fatture e i processi di riscossione dei pagamenti, al fine di risparmiare denaro, creare efficienze e ottimizzare le risorse.

Nozioni di base sulle soluzioni di automazione dei processi aziendali

Un software di automazione dei processi aziendali velocizza il modo in cui le attività sono portate a termine indirizzando le informazioni al destinatario corretto e al momento giusto, tramite regole e azioni definite dall'utente.

Spesso questo implica la trasformazione dei processi cartacei in processi digitali. Invece di affidarsi all'inserimento manuale effettuato dai dipendenti per completare un dato processo, il software si muove automaticamente attraverso i flussi di lavoro e richiede all'utente di agire soltanto quando necessario.

Quali sono i vantaggi offerti dall'utilizzo di un software di automazione dei processi aziendali?

L'automazione dei processi cartacei con un software BPA riduce i costi d'esercizio, migliora l'esperienza del cliente e dei dipendenti, e stimola la crescita del volume d'affari automatizzando i processi aziendali inbound e outbound fondamentali.

Le moderne soluzioni di software BPA sfruttano i sistemi già in essere e permettono all'utente di esercitare il proprio controllo sulle interazioni cruciali con quella che è la risorsa più preziosa di una organizzazione: il cliente. Il risultato è una maggiore efficienza, ottenuta grazie all'eliminazione dei processi manuali, una migliore esperienza del cliente e un controllo più serrato sulla conformità normativa.

L'automazione dei processi aziendali consente all'impresa di elaborare i documenti in modo più sicuro, efficiente, e con maggiore frequenza. Inoltre, consente ai dipendenti di concentrarsi su attività di maggior valore e, in ultima analisi, ne aumenta il coinvolgimento e la soddisfazione professionale.

La BPA migliora notevolmente le operazioni e i risultati aziendali, dall'accelerazione del flusso di cassa alla possibilità di massimizzare l'impatto di ogni comunicazione con messaggi di marketing mirati.

Un altro vantaggio dato dall'impiego di un software BPA è che i contenuti digitalizzati consentono alle organizzazioni di
sfruttare in modo efficace modelli, analisi e strumenti di business intelligence. Per ottenere un valore aggiunto tangibile dall'automazione dei processi e dalla trasformazione digitale, le aziende devono concentrarsi sulla digitalizzazione dei dati in entrata. L'obiettivo è accedere a quelle informazioni aziendali cruciali che attualmente rimangono "intrappolate" nei documenti cartacei.

Consigli per scegliere un software di automazione dei processi aziendali per la propria attività

Scegliere il miglior software per la propria azienda può rivelarsi un compito arduo. Ecco cinque suggerimenti per aiutarvi a effettuare un acquisto consapevole.

  1. Integrazione semplice del sistema

Assicuratevi di selezionare un software BPA che possa essere integrato facilmente con un'ampia gamma di sistemi. L'integrabilità con i sistemi che utilizzate, infatti, è fondamentale per ottenere il massimo dalla piattaforma.

  1. Facilità d'uso e navigazione intuitiva

Fate in modo che il software da voi scelto sia facile da usare, e che i suoi utenti possano gestirlo e padroneggiarlo in breve tempo. Se il software è troppo complicato, il rischio è che chi lo utilizza ne rimanga frustrato e torni al vecchio modo di fare le cose.

  1. Prestate attenzione alle recensioni

Affidatevi a un fornitore che abbia a cuore il successo dei clienti. Non mancate di leggere attentamente le recensioni e chiedete ai potenziali fornitori qual è il grado di soddisfazione dei loro clienti.

  1. Investite in una singola piattaforma flessibile che si evolva a misura che l'azienda si espande

Cercare di capire come e da dove iniziare può rivelarsi un'impresa ardua. Fortunatamente, esistono una serie di soluzioni con un ottimo rapporto qualità/prezzo basate sul cloud che consentono alle PMI di avvantaggiarsi dell'automazione dei processi e della trasformazione digitale. La tecnologia si è evoluta a tal punto che gli strumenti basati su SaaS per l'automatizzazione dei processi manuali sono diventati più accessibili e convenienti.


Con un'unica piattaforma BPA flessibile, le PMI con poche risorse IT possono essere subito operative, e in alcuni casi le soluzioni possono essere implementate nel giro di poche ore.

  1. Non avventuratevi in questa giungla da soli. Sfruttate le conoscenze e le competenze di un partner di fiducia

Mentre la maggior parte delle aziende dispone di team dedicati per portare avanti le iniziative di trasformazione digitale, la maggior parte delle PMI, purtroppo, non può contare sulle stesse risorse. Le aziende di grandi dimensioni hanno intere divisioni dedicate a capire quali sono le implementazioni tecnologiche di cui hanno bisogno. Possono inoltre contare su budget sostanziosi, stanziati appositamente per questi programmi, e risorse interne pronte ad assicurare il supporto necessario in ogni fase del processo.

Molte PMI non hanno nemmeno un reparto IT, figurarsi un team di persone preposto e supportato da budget considerevoli per pensare, progettare e implementare un flusso di lavoro digitale mirato.

Se non avete gli strumenti, i capitali, le risorse e il budget delle aziende più grandi, cercate un partner affidabile che vi aiuti a superare indenni il "campo minato". Trovate il partner giusto, con la gamma di soluzioni adatte per soddisfare le vostre specifiche esigenze aziendali.

Un consulente fidato, come Quadient, vi aiuterà a trovare la risposta a domande quali:

  • Ci conviene di più acquistare una soluzione e gestirla internamente, oppure esternalizzare le nostre spedizioni più corpose e problematiche?
  • Disponiamo di un flusso di lavoro in grado di supportare sia i lavoratori in sede che quelli da remoto?
  • Stiamo fornendo ai nostri clienti un'esperienza ottimale?

Sono queste le domande che vi dovete porre per determinare la miglior soluzione BPA per la vostra realtà. Non abbiate paura di affidarvi agli esperti e di sfruttare le competenze e l'esperienza che possono mettere in campo.
 

Affidatevi all'esperienza del vostro fornitore di fiducia, affinché condivida in parte la responsabilità di verificare che la soluzione implementata soddisfi effettivamente i vostri requisiti specifici e offra il miglio ritorno sull'investimento.

Conclusione

Per le PMI è il momento giusto per un riesame del proprio modus operandi e per prendere in considerazione l'adozione di soluzioni tecnologiche che mirino a snellire e ottimizzare i processi in essere. I software BPA hanno dimostrato di poter ridurre i costi, migliorare la redditività e creare una forza lavoro produttiva, efficiente e maggiormente coinvolta. Cosa ancora più importante, grazie all'automazione dei processi aziendali le PMI acquisiscono la flessibilità necessaria per adattarsi, emergere ed evolversi in un futuro dai contorni incerti.