La conservazione digitale a norma

In un'ottica di ottimizzazione dei processi, non può mancare la Conservazione Sostitutiva, che permette alle aziende di disporre di tutta la documentazione "importante" elettronicamente, sia essa strutturata o no. Risparmiando tempo, spazio e guadagnando in produttività.

 

    Che cos'è

    1. La  conservazione  elettronica  a  norma  è  l'insieme  di   procedure  informatiche  ed  organizzative  che  permettono di assicurare il valore legale ai documenti informatici, nel tempo.  

    2. Il sistema di conservazione garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, dalla presa in carico allo scarto.

    I metadati recuperati e i relativi PDF delle singole fatture verranno rese disponibili agli utenti sul portale documentale di consultazione.

    Esso prevede le seguenti funzionalità:

    1. Gestione Utenti, Profili e Permessi
    2. Gestione Utenze e Profilazione
    3. Ricerca
    4. Area privata accessibile attraverso credenziali di accesso/utilizzo.
    5. Help online
    document automation
    La conservazione a norma di legge

    La piattaforma utilizzata in linea con quanto disposto dalla normativa attualmente in vigore ed è stato sviluppato rispettando le nuove regole tecniche emanate a dicembre 2013 dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).

    Il software si articola in un sistema di conservazione centralizzato in grado di gestire e conservare a norma qualsiasi tipo di documento informatico di ambito amministrativo, fiscale e del lavoro (contratti, LUL, libri giornali, fatture), documenti informatici di tipo clinico-sanitario (fascicoli sanitari, SDO, immagini e referti, ecc.), rispondendo quindi, con un'unica soluzione, a tutte le diverse esigenze di conservazione legale che ogni realtà produttiva può riscontrare.

    Legal Archive® è stato progettato, così come richiesto dalla normativa, avendo come riferimento il modello OAIS (ISO 14721), cercando di ottimizzare il rapporto tra l'aderenza al modello teorico e le esigenze pratiche dei soggetti produttori.

    Nel rispetto dello standard OAIS, il sistema è formato da 4 macro-componenti funzionali:

    • Sistema di Versamento (SV).
    • Sistema di Gestione Dati (SGD).
    • Sistema di Memorizzazione (SM).
    • Sistema di Autenticazione e Accesso (SAA).
    Modellazione dati in Legal Archive®

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