Se hai sentito parlare di accessibilità digitale ma non hai ancora preso alcuna iniziativa, è il momento giusto per riconsiderare la questione. Non è più una questione di se rendere accessibili le comunicazioni con i tuoi clienti, ma di quando. L'European Accessibility Act (EAA) è entrato in vigore nel giugno 2025 e la formulazione della Sezione 508 negli Stati Uniti è stata rafforzata da "Dovresti fare questo" a "Devi fare questo".
Aggiornare le migliaia di PDF presenti sul sito web della tua azienda o in un archivio per renderli accessibili può sembrare un compito arduo. Ma la buona notizia è che, con gli strumenti giusti, non deve essere un compito arduo.
Cos'è esattamente l'accessibilità digitale?
L'accessibilità digitale universale è la pratica volta a garantire che le comunicazioni digitali siano accessibili a tutti, indipendentemente dalle loro capacità o disabilità. Ad esempio, alcuni lettori non vedenti o ipovedenti potrebbero fare affidamento su uno screen reader, avere bisogno di caratteri grandi o di colori ad alto contrasto per assimilare e comprendere le informazioni contenute nei loro documenti.
Le numerose normative Le Normative e le leggi sull'accessibilità specifiche per ciascun paese, insieme al crescente sostegno globale all'inclusività, rendono oggi più importante che mai garantire che tutti possano accedere e utilizzare i documenti digitali.
Considerando che circa il 16% della popolazione mondiale soffre di qualche tipo di disabilità o menomazione, è facile capire perché questo sia importante: è un'opportunità per essere inclusivi e rappresenta un'opportunità di crescita. Non fornire documenti accessibili rappresenta anche un grosso rischio, nel 2024, i querelanti hanno intentato oltre 4000 cause per l'accessibilità digitale solo negli Stati Uniti! Inoltre, molte aziende hanno migliaia di PDF non accessibili sui siti web e distribuiti via e-mail. Poiché ognuno di questi PDF rappresenta una potenziale causa legale, il rischio è elevato.
Perché la tua azienda dovrebbe rendere le comunicazioni accessibili ora?
Poiché molti Paesi hanno introdotto leggi sull'accessibilità dei documenti che comportano multe e sanzioni in caso di inosservanza, garantire un equo accesso alle informazioni è ora una priorità assoluta per molte organizzazioni. Alcune delle leggi e delle normative più note vengono ora applicate in modo più rigoroso, con conseguenti multe e in alcuni casi anche il carcere (spesso il responsabile del rispetto delle norme è il CIO).
L'Atto Europeo sull'Accessibilità (EAA) si applica alle aziende che hanno clienti in Europa. È stato concepito per garantire norme comuni in materia di accessibilità in tutti i paesi dell'UE. Ci risulta che sarà applicato rigorosamente e che la non conformità non sarà un'opzione.
Rendere accessibili le comunicazioni con i clienti non è solo un obbligo di legge, ma anche la cosa giusta da fare. Dando priorità all'accessibilità, apri le porte a un pubblico più ampio e promuovi l'inclusività. Esistono leggi sull'accessibilità fisica (si pensi a una rampa all'ingresso di un edificio), quindi è logico che esistano anche leggi sull'accessibilità digitale.
Ecco alcuni motivi per cui dovresti rendere le comunicazioni con i tuoi clienti accessibili a tutti:
- Migliorare l'esperienza del cliente: le comunicazioni accessibili digitalmente sono migliori per i clienti. Fornire informazioni in modo accessibile significa anche non alienare nessuna parte della tua base di clienti attuale o potenziale.
- Guida il tuo settore: quando un'azienda si impegna per l'accessibilità, dimostra di dare valore a tutti gli individui e di impegnarsi per l'inclusività. Ciò può migliorare la reputazione del marchio e attrarre clienti che apprezzano la diversità e l'inclusione.
- Rafforzare il controllo: tutti i documenti pubblici devono essere accessibili e, poiché non è possibile controllare dove vanno le comunicazioni dopo essere state inviate (ad esempio, i PDF, o Portable Document Format, sono per loro natura "portatili"), tutto deve essere accessibile quando esce dal tuo controllo.
- Migliora l'ottimizzazione per i motori di ricerca (SEO): i contenuti accessibili si traducono in una migliore SEO: i contenuti del sito web sono più "trovabili" quando sono accessibili e i motori di ricerca assimilano meglio i formati accessibili, migliorando la SEO.
- Fai la cosa giusta: non solo farai la cosa giusta fornendo comunicazioni ai clienti accessibili digitalmente, ma rispetterai anche la legge ed eviterai cause legali, sanzioni e multe.
Comprendere la conformità per l'accessibilità digitale
Esistono due standard principali per regolamentare l'accessibilità digitale: uno per i PDF e uno per le comunicazioni digitali.
PDF/UA
PDF/UA è una specifica che definisce come rendere un documento PDF leggibile da tecnologie assistive come uno screen reader. Un PDF taggato o PDF conforme è solitamente denominato "PDF/UA" (Portable Document Format/Universal Accessibility) e significa che il documento è progettato per essere accessibile alle persone con disabilità visive, uditive e motorie.
WCAG
Le Linee Guida per l'Accessibilità dei Contenuti Web (WCAG) sono state sviluppate per contenuti digitali come e-mail e siti web. Le WCAG stabiliscono che i contenuti web devono essere in grado di interagire con una varietà di tecnologie assistive. Sviluppate dal World Wide Web Consortium (W3C), sono ampiamente riconosciute come standard di riferimento per la conformità all'accessibilità digitale.
Come puoi iniziare a implementare l'accessibilità digitale nelle comunicazioni con i tuoi clienti?
Progettare le comunicazioni con i clienti tenendo conto dell'accessibilità dovrebbe essere una buona pratica e dovresti avere gli strumenti giusti per trasformarla in realtà. La maggior parte dei software per le comunicazioni con i clienti, tra cui il portfolio Inspire di Quadient, può aiutarti a garantire che le comunicazioni con i clienti siano accessibili digitalmente e conformi alle normative globali e regionali.
Ma cosa succede con tutti quei documenti archiviati che i clienti richiedono quando ne hanno bisogno? E tutti quei PDF che hai già inviato, pubblicato sul sito web aziendale o archiviato nei sistemi della tua azienda? La remediation post-composizione consiste nel rendere accessibili i documenti già esistenti. Con il software di ripristino giusto, puoi prendere praticamente qualsiasi documento storico da un partner, dall'archivio aziendale o da un'altra fonte esterna e renderlo accessibile
Quadient offre uno strumento di correzione chiamato Inspire Adapt. Converte i PDF in documenti PDFU/A sia in batch ad alto volume che on demand.
Grazie al software di post-composizione, abbinato al software di gestione delle comunicazioni con i clienti (CCM), i documenti possono essere resi accessibili in tempo reale e presentati tempestivamente su un dispositivo per un'interazione fluida con la tecnologia assistiva.
In conclusione: l'accessibilità universale dei documenti è fondamentale per garantire che i documenti digitali siano accessibili a tutti, indipendentemente dalle loro capacità o disabilità. Garantisce pari accesso alle informazioni, soddisfa i requisiti legali e normativi, migliora l'esperienza dell'utente, aumenta la produttività e l'efficienza, rafforza la reputazione del marchio e soddisfa le esigenze del segmento di clientela.