Software zur dokumentenautomatisierung

Um effektiv im Wettbewerb zu bestehen und rentabel zu bleiben, müssen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) Wege finden, um Prozesse zu optimieren, Redundanzen zu beseitigen und die Effizienz zu steigern. Im Wesentlichen geht es darum, mit weniger mehr zu erreichen. Eine der einfachsten Möglichkeiten, dieses Ziel zu erreichen, ist die Implementierung einer intelligenten Software zur Dokumentenautomatisierung, mit der Kundendokumente wie Rechnungen, Verträge und Auszüge erstellt, verarbeitet und zugestellt werden können.

Die Technologie, mit der Dokumente automatisiert werden können, wird als Software zur Dokumentenautomatisierung bezeichnet. Lösungen zur Dokumentenautomatisierung beschleunigen den gesamten Prozess der Dokumentenverarbeitung und -zustellung durch intelligente Workflows. Die Workflows automatisieren den Prozess des Gruppierens, Sortierens und Zustellens von Dokumenten – die Kundenkommunikation – über den bevorzugten Kanal des Kunden.

Während die COVID‑19-Pandemie die Initiativen zur digitalen Transformation in vielen Unternehmen beschleunigte, arbeiten etwa 50 % aller KMU immer noch mit Legacy-Systemen und manuellen Dokumentenprozessen, die für diese neue Normalität nicht optimal oder nicht optimiert sind. 

Viele KMU stehen vor ähnlichen Hindernissen bei der Dokumentenautomatisierung:

1. Die Angst davor, bestehende Prozesse umzuwälzen

Viele KMU setzen nach wie vor auf veraltete manuelle Prozesse und argumentieren: „Das haben wir schon immer so gemacht“. Leider sind manuelle Prozesse Engpässe für Veränderung. Bestandsprozesse mögen zwar funktional sein, oft sind sie aber nicht optimiert und können die Veränderungsfähigkeit Ihres Unternehmens behindern.

2. Papierbasierte manuelle Prozesse, die tief in der Unternehmenskultur verwurzelt sind

In Branchen wie dem Finanz- und Gesundheitswesen mag Papier zwar ein wichtiger Bestandteil ausgehender Kundenkommunikation sein. Viele Unternehmen würden jedoch davon profitieren, auf Multichannel-Versand umzusteigen und den Kunden wählen zu lassen, wie er Nachrichten erhalten will.

3. Unternehmenskulturell bedingter Widerstand 

Der Gedanke an eine Automatisierung verunsichert manche Mitarbeiter dahingehend, dass ihr Arbeitsplatz wegfallen könnte. Das muss nicht der Fall sein. Durch Dokumentenautomatisierung können sie ihre Zeit höherwertigen Aufgaben widmen, die geistig weitaus anregender sind und den Umsatz steigern.

4. Dokumentensilos sowie die Gefahr, dass neue und alte Systeme nicht kompatibel sind

Im Laufe der Zeit können sich Geschäftsprozesse entkoppeln. Eine einzige, flexible Plattform mit modularer Architektur ließe sich problemlos integrieren und könnte so den gesamten Workflow für ausgehende Dokumente modernisieren.

5. Mangel an Ressourcen und Know-how zum Umsetzen einer digitalen Workflow-Strategie

Während Großunternehmen für Initiativen zur digitalen Transformation entsprechende Ressourcen haben, arbeiten KMU mit schlanken Teams, bei denen manche Mitglieder mehrere Aufgaben übernehmen. Die gute Nachricht ist: Software zur Dokumentenautomatisierung ist heute zugänglicher und erschwinglicher denn je. Viele dieser Lösungen sind cloudbasiert und können innerhalb weniger Stunden mit wenig oder ganz ohne Beteiligung der IT-Abteilung implementiert werden, sodass sie schnell einsatzbereit sind.

6. Nicht wissen, wo man anfangen soll

Sollen Sie den Prozess ganz oder teilweise automatisieren? Ein verlässlicher Technologiepartner wird gemeinsam mit Ihnen Geschäftsregeln definieren und eine Lösung erarbeiten. Eine Lösung, die Ihren aktuellen Anforderungen entspricht und sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickelt.

In unserem eBook “Das digitale Büro für KMU” erfahren Sie, wie Sie diese Hindernisse beseitigen können.

Die Auswahl der besten Software zur Dokumentenautomatisierung für Ihr Unternehmen kann eine entmutigende Aufgabe sein.

Und nicht alle Automatisierungssoftwarelösungen sind gleich. Einige Angebote sind einfacher zu bedienen, während andere komplex und mit hohen Kosten verbunden sind. Sie können also nicht einfach die erstbeste Plattform auswählen und erwarten, dass Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen. Mit einem guten Verständnis der Geschäftsanforderungen, sorgfältiger Planung und Recherche kann Ihr Unternehmen die richtige Software auswählen.

Wir empfehlen Ihnen, vorab eine Bewertung Ihres Automatisierungsbedarfs vorzunehmen, um die wichtigen Dokumente zu ermitteln, die Sie wiederholt erstellen, da sich deren Automatisierung am stärksten auswirken wird. Holen Sie die Meinungen mehrerer Abteilungen ein – diese können Ihnen mitteilen, welche Dokumente wichtig sind, für deren Erstellung aber viel Zeit benötigt wird.

Zu den gängigen Dokumenten, deren Erstellung Sie möglicherweise automatisieren möchten, gehören:

• Rechnungen
• Zahlungsbestätigungen
• Übersichten
• Briefe
• Marketingmitteilungen                                                       
• Mitteilungen und Benachrichtigungen
• Mahnungen und Inkassoschreiben
• Richtlinien und Formulare
• Angebote und Verträge

Unser E-Book Die 10 wichtigsten Dokumente, die jedes KMU jetzt automatisieren sollte bietet Ihnen Unterstützung bei diesem Vorhaben.

Hier sind fünf Aspekte, die Sie bei der Bewertung der verfügbaren Optionen berücksichtigen sollten.

1. Wählen Sie eine benutzerfreundliche Software mit einer einfachen Benutzeroberfläche

Bei der Auswahl einer Software zur Dokumentenautomatisierung ist die Benutzerfreundlichkeit von entscheidender Bedeutung. Wenn die Software zu kompliziert ist, sind Ihre Mitarbeiter frustriert und kehren zu den alten Arbeitsabläufen zurück.

Wählen Sie eine Software mit einer klaren und unkomplizierten Benutzeroberfläche. Benutzer ohne technisches Fachwissen sollten die Plattform ohne die Unterstützung der IT-Abteilung nutzen können. Moderne Software zur Dokumentenautomatisierung ist intuitiv und ermöglicht es den Benutzern, sich schnell in den Umgang einzuarbeiten.

2. Wählen Sie eine Software mit umfangreichen Integrationsmöglichkeiten

Der wahre Wert der Dokumentenautomatisierung liegt darin, dass sie Daten aus verschiedenen Quellen abrufen kann, um die relevanten Dokumente zusammenzustellen. Achten Sie darauf, eine Software zur Dokumentenautomatisierung zu wählen, die sich mit einer Vielzahl von Plattformen und Tools integrieren lässt. Prüfen Sie, ob die Plattformen mit den Tools integriert werden können, die Sie derzeit verwenden, sowie mit möglicherweise in Zukunft verwendeten Tools.

Die hochwertigsten Softwareplattformen zur Dokumentenautomatisierung bieten die Möglichkeit der Integration mit den gängigen Plattformen, die von den meisten Unternehmen verwendet werden.

3. Wählen Sie eine sichere Software

Viele der von Ihrem Unternehmen erstellten Dokumente enthalten vertrauliche personenbezogene und geschäftliche Daten. Daher ist es unerlässlich, eine Software zu wählen, die den Sicherheitsstandards entspricht. Es empfiehlt sich auch zu prüfen, ob die von Ihnen gewählte Software es einem Benutzer erlaubt, Daten nur auf einem lokalen Server oder PC zu speichern. Idealerweise sollte die Software sowohl eine Speicherung in der Cloud als auch eine lokale Speicherung unterstützen.

4. Wählen Sie eine Software, die den Zugriff über Mobilgeräte unterstützt

Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen gewählte Software den Zugriff über Mobilgeräte unterstützt, damit Ihre Mitarbeiter Dokumente von jedem Ort aus erstellen können.

5. Wählen Sie eine Software, die Ihren speziellen Anwendungsfall unterstützt

Achten Sie darauf, eine Software zur Dokumentenautomatisierung zu wählen, die für den spezifischen Anwendungsfall Ihres Unternehmens geeignet ist. Wir empfehlen, entsprechende Fallstudien und/oder Erfahrungsberichte von Kunden zu lesen, um sich ein Bild vom Wert der Lösung zu machen.

Quadient® Impress

Quadient Impress ist eine umfassende Plattform zur Verwaltung der Automatisierung ausgehender Dokumente, die Ihren gesamten Kundenkommunikations-Workflow automatisiert. Impress bietet die Flexibilität, Transaktionsdokumente über eine beliebige Kombination von Kanälen zu versenden – gedruckt, digital oder outgesourct.

Die erstklassigen Anwendungen und Dienstleistungen von Impress verleihen Unternehmen die nötige Flexibilität, um schnell auf die sich ständig ändernden Anforderungen von Kunden, Behörden und der Umwelt zu reagieren und sich an diese anzupassen. Die einzelnen Anwendungen können unabhängig voneinander eingesetzt oder nahtlos miteinander kombiniert werden, sodass Sie eine maßgeschneiderte Lösung erstellen können, die Ihren aktuellen Anforderungen bestmöglich entspricht. Außerdem besteht die Möglichkeit, zusätzliche Anwendungen und Dienstleistungen hinzuzufügen, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich weiterentwickelt.

Die Automatisierung wird Ihrem Unternehmen ermöglichen, Dokumente sicherer, effizienter und mit höherer Frequenz zu verarbeiten. Erwiesenermaßen werden dadurch die Arbeitsabläufe und Geschäftsergebnisse erheblich verbessert – vom Beschleunigen des Cashflows bis hin zum Steigern des Mitarbeiter-Engagements. Überlegen Sie, welchen Mehrwert die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Kunden bringen wird.