Die Rechnungsstellung und Zahlung ist der entscheidende Prozess, durch den ein Kunde eine Rechnung von Ihnen erhält und diese bezahlt. Auch wenn manche Unternehmen mehr Transaktionen durchführen als andere, kann jedes einzelne von einem gut durchdachten Rechnungsstellungsprozess profitieren.
Als Inhaber eines mittelständischen Unternehmens, Finanzverantwortlicher oder Leiter der Bereiche Administration und Order to Cash sind Sie bereits mit Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) vertraut und wissen, warum sie für Ihr Unternehmen wichtig sind.
Lassen Sie uns einen Blick auf die KPIs werfen, die Sie mit Hilfe der automatisierten Rechnungsstellung verbessern können, und warum dies ein Schwerpunkt sein sollte (sofern dies noch nicht der Fall ist).
Warum KPIs für die Rechnungsstellung überwachen?
Die Rechnungsstellung ist ein notwendiger Bestandteil des Geschäftslebens. Die Einführung von KPIs für Ihren Rechnungsstellungsprozess ist für Mittelständler aus folgenden Gründen von Vorteil:
- Sie können Ihnen dabei helfen, die Durchlaufzeit Ihrer Rechnungen zu überwachen, um die Kosten und die Forderungslaufzeit zu senken.
- Sie können Ihnen einen Hinweis darauf geben, ob Sie mit genügend (oder zu vielen) Lieferanten zusammenarbeiten.
- Sie ermöglichen Ihnen die Überwachung von Rechnungen, die ohne manuellen Eingriff bezahlt werden können, um Ausnahmen und damit verbundene Prozesse zu optimieren.
- Sie können die durchschnittlich für die Bearbeitung einer Rechnung benötigte Zeit nachverfolgen, was Ihnen wiederum bei der Optimierung des Prozesses hilft.
- Sie unterstützen Sie bei der Überwachung Ihrer wichtigsten Zahlungsmethoden und Zahlungsarten.
Fazit: KPIs für die Rechnungsstellung helfen Ihnen, wie in jedem anderen Unternehmensbereich auch, Defizite in Ihren aktuellen Prozessen zu erkennen. Obwohl all diese Elemente nicht nur für die Rechnungsbearbeitung und -übermittlung gelten, können sie leicht übersehen werden. Dies gilt insbesondere für kleine Unternehmen. Geschäftsinhaber haben zahlreiche Unternehmensbereiche zu überwachen, wobei Rechnungen aufgrund ihres repetitiven Charakters leicht außer Acht gelassen werden können.
3 KPIs, die sich durch automatisierte Rechnungsstellung verbessern lassen
Als Inhaber eines mittelständischen Unternehmens wollen Sie pünktlich bezahlt werden und sich mehr um das Geschäft als um die Rechnungen kümmern. Im Folgenden stellen wir Ihnen drei KPIs vor, die Sie durch den Einsatz der automatisierten Rechnungsstellung verbessern können.
Zeitaufwand für die Rechnungsbearbeitung
41 % der Unternehmen bevorzugen immer noch Rechnungen in Papierform, obwohl dies die langsamste Methode für den Versand und Empfang von Dokumenten ist. Vom Druck bis zum Versand kann die Bearbeitung einer Papierrechnung eine Woche oder länger dauern, je nachdem, wie effizient die Rechnungsabteilung Ihres Unternehmens ist.
Für kleine und mittelständische Unternehmen kann diese Verzögerung zwischen Rechnungsstellung und Zahlung schwer zu bewerkstelligen sein. Obwohl Unternehmen in der Regel Forderungslaufzeiten in ihre Budgets einplanen, sind die durch die Rechnungsstellung in Papierform verursachten Verzögerungen fast unmöglich vorherzusagen.
Mit einer Plattform für die automatisierte Rechnungsstellung können Sie Rechnungen elektronisch über ein Zahlungsportal versenden. Das bedeutet, dass die Übermittlung und der Empfang der Rechnungen fast unmittelbar erfolgen. Darüber hinaus können Ihre Kunden die Zahlungen direkt über das gleiche Portal vornehmen.
Mit entsprechender Software können Sie die Bearbeitungszeit vom Hochladen der Rechnungen bis zur Zahlung verfolgen. Diese Daten können Sie in Statistiken übertragen, um zu überwachen, welche Partner pünktlich zahlen und wo Sie Ihre internen Prozesse möglicherweise anpassen müssen.
Rechnungskosten
Die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer einzigen Rechnung liegen je nach Art Ihres Unternehmens und Ihrer Branche zwischen 12 und 20 US-Dollar, was für kleine und mittelständische Unternehmen ein erheblicher Kostenfaktor ist. Die Kosten entstehen durch den Druck, die Verarbeitung und den Versand einer Papierrechnung. Wenn Sie die Zeit berücksichtigen, die Ihre Mitarbeiter für den Versand einer Papierrechnung aufwenden müssen, wird klar, warum das teuer sein kann.
Eine automatisierte Plattform für die Einreichung und Zustellung von Rechnungen senkt die Kosten drastisch, da sie nicht den gleichen Druck-, Verarbeitungs- und Versandaufwand wie eine Papierrechnung erfordert. Alles erfolgt elektronisch. Außerdem wird durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie der Generierung und Übermittlung von Rechnungen die Zeit reduziert, die ein Mitarbeiter für die Erstellung von Rechnungen aufwenden muss. So können Sie Ihre Kosten erheblich senken – welches Unternehmen würde sich das nicht wünschen?
Die Kosten sind einer der am einfachsten zu verfolgenden KPIs, insbesondere für Finanzabteilungen. Sie können zum Beispiel die eingesparten Kosten durch den Verzicht auf den Kauf einer physischen Infrastruktur betrachten oder den ROI Ihrer Software für die automatische Rechnungsstellung überwachen.
Kundenzufriedenheit
Die Kundenzufriedenheit ist möglicherweise kein KPI, den Sie mit der Rechnungsstellung und -übermittlung in Verbindung bringen. Allerdings sollte sie nicht übersehen werden. Kosten- und Zeitersparnis sowie die Einhaltung von Vorschriften und die Verringerung von Fehlern – all das zahlt auf die Kundenzufriedenheit ein. So haben Umfragen ergeben, dass 54 % der Verbraucher lieber mit einem Unternehmen Geschäfte machen würden, das ihre bevorzugte Kommunikationsmethode verwendet.
Bis 2024 werden schätzungsweise 47 % der Geschäftskommunikation ausschließlich digital erfolgen. Eine Plattform für die automatisierte Rechnungsstellung kann die Kundenzufriedenheit verbessern, indem sie die verschiedensten Aspekte beeinflusst – von der Risikominderung bis zur Verringerung von Kommunikationsverzögerungen. Diese Plattformen sollten außerdem mit den gesetzlichen Vorschriften konform sein, damit Sie sich weniger Sorgen machen müssen.
Die Kundenzufriedenheit ist ein weiterer leicht zu überwachender KPI. So könnten Sie eine Art Feedback-Plattform als Teil Ihres Rechnungsstellungsprozesses einrichten, um das Feedback Ihrer Kunden zu verfolgen und Ihre Prozesse bei Bedarf anzupassen.
Erste Schritte mit der automatisierten Rechnungsstellung für Mittelständler
Eine Plattform für die automatisierte Rechnungsstellung und den -austausch macht die Verfolgung von KPIs und Zahlungen wesentlich einfacher. Sie beschäftigen sich aktuell mit der Digitalisierung Ihres Rechnungsausgangsprozesses und sind auf der Suche nach Informationen von Experten? Dann empfehlen wir Ihnen, sich unser Webinar „Vorbereitung auf die digitale Rechnungsstellung – 5 Gründe jetzt zu handeln“ anzuschauen.
