Ab dem 1. Januar 2025 kommen auf Händler wichtige Änderungen bei der Rechnungsstellung zu. Denn dann wird die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze verpflichtend. Bedeutet, dass Unternehmen ab diesem Zeitpunkt grundsätzlich verpflichtet sind, elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Ein PDF genügt nicht mehr.
Die wichtigsten Facts zur E-Rechnung im Überblick
Anforderungen und zulässige Formate
Eine E-Rechnung muss zwingend in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Dies bedeutet auch, dass das Format eine elektronische Verarbeitung ermöglichen muss. Die detaillierten Vorgaben sind in der EU-Richtlinie 2014/55/EU verankert.
Die Formate ZUGFerD und XRechnung erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch das EDI-Verfahren zulässig.
Weiter Informationen zu den unterschiedlichen Formaten finden Sie hier.Die Übergangsregelungen
Unter der Voraussetzung, dass elektronisch übermittelt wird, ist bis Ende 2027 auch die Ausstellung einer Rechnung in einem anderen elektronischen Format erlaubt. Darüber hinaus gelten für Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und spezifische steuerfreie Umsätze Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht.
Händler sollten sich dennoch frühzeitig mit den Anforderungen der E-Rechnungspflicht auseinandersetzen und die notwendigen Anpassungen in ihrem Betrieb vornehmen, um für den Umstellungszeitraum gerüstet zu sein.
Detaillierte Informationen zur E-Rechnungspflicht finden Sie hier.
Die spezifischen Herausforderungen für den Handel
- Die technischen Voraussetzungen schaffen
Um E-Rechnungen, den Vorgaben zufolge, erstellen, versenden und empfangen zu können, müssen Händler ihre bestehenden IT-Systeme und Prozesse anpassen: So müssen etwa die Warenwirtschaftssysteme E-Rechnungen im korrekten Format generieren. Darüber hinaus gilt es, Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen zu schaffen, um einen reibungslosen Datenaustausch zu ermöglichen, und Systeme zum Empfang und zur Verarbeitung eingehender Rechnungen von Lieferanten zu implementieren.
- Umgang mit hohem Rechnungsvolumen
Da viele Händler ein hohes Rechnungsaufkommen haben, sind robuste Systeme zur Verarbeitung dieser Vielzahl an E-Rechnungen erforderlich. Dies bedeutet, dass automatisierte Prozesse zur Rechnungsprüfung und -freigabe eingerichtet werden und eine effiziente digitale Archivierung gewährleistet sein muss.
- Die Besonderheiten im B2C-Bereich
Zwar gilt die E-Rechnungspflicht zunächst nur für B2B-Transaktionen. Allerdings sollten die Systeme so flexibel sein, um sowohl E-Rechnungen als auch klassische Rechnungsformate zu unterstützen. Wichtig zu wissen für Händler ist außerdem, dass für Kleinbetragsrechnungen von bis zu 250 Euro Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht gelten.
- Schulung der Mitarbeiter
Händler sollten ihr Kassenpersonal unbedingt im Umgang mit E-Rechnungen schulen. Darüber hinaus benötigen Mitarbeiter in Buchhaltung und Controlling die nötigen Kenntnisse in der Verarbeitung und Prüfung von XRechnung und ZUGFerD.
- Sicherheit und Datenschutz gewährleisten
Bei der Übermittlung von E-Rechnungen hat der Schutz vor Cyberangriffen oberste Priorität. Neben der Implementierung geeigneter Maßnahmen, um diese Risiken zu minimieren, dürfen Händler auch die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen bei der Verarbeitung und Speicherung von Kundendaten nicht aus den Augen verlieren. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Gewährleistung der Unveränderbarkeit der E-Rechnungen während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeit von zehn Jahren.
- Anpassung der Geschäftsprozesse
Die Einführung von E-Rechnungen verlangt eine Überprüfung und Justierung bestehender Geschäftsprozesse, da zum einen der Rechnungsstellungsprozess für eine schnellere Bearbeitung und kürzere Durchlaufzeiten optimiert und zum anderen die Zahlungsprozesse an die neuen elektronischen Workflows angepasst werden müssen.
- Zusätzliche Anforderungen für Händler mit internationalen Geschäftsbeziehungen
Im Umgang mit internationalen Kunden und Lieferanten ergeben sich weitere Herausforderungen: So gelten in anderen Ländern unterschiedliche E-Rechnungsstandards. Zudem müssen sich Händler auf künftige EU-weite Vorgaben für grenzüberschreitende Transaktionen vorbereiten.
Weitere Informationen zur E-Rechnung im europäischen Ausland finden Sie hier.
Wer sich jedoch frühzeitig mit diesen Anforderungen auseinandersetzt, kann nicht nur die Umstellung auf E-Rechnungen erfolgreich meistern, sondern auch von Vorteilen wie Prozessoptimierung und Kosteneinsparungen profitieren.