Der Erfolg Ihres Unternehmens hängt von zwei Faktoren ab: Kunden und Liquidität.
Ein reibungsloser Ablauf des Forderungsmanagements ist also unerlässlich. Sie haben wahrscheinlich schon davon gehört, dass die Automatisierung des Forderungsmanagement der Schlüssel zu einem verbesserten Forderungsmanagement ist. Doch was genau bietet diese Technologie?
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung in jeder Phase des Credit-to-Cash-Prozesses umfassende Vorteile bietet und somit Ihren Cashflow, die Leistung Ihres Teams sowie die Kundenzufriedenheit verbessert.
Im Folgenden erfahren Sie, wie die Automatisierung des Forderungsmanagements Ihr Unternehmen unterstützen kann.
- Reduziert manuelle Arbeit
- Verbessert wichtige Kennzahlen im Forderungsmanagement
- Senkt Kosten und steigert den ROI
- Sorgt für ein besseres Kundenerlebnis
- Erhöht die Transparenz bei allen relevanten Datenpunkten
- Garantiert Genauigkeit in sämtlichen Prozessen
Welche Auswirkungen hat die Automatisierung des Forderungsmanagements auf Ihre Produktivität?
Einer der größten Vorteile ist die gesteigerte Produktivität Ihres Teams. Die Software übernimmt Routineaufgaben wie Dateneingabe und Rechnungsversand, sodass die Mitarbeiter für strategischere Tätigkeiten freigestellt werden.
Eine Lösung zur Automatisierung des Forderungsmanagements hilft Ihnen dabei:
- Den Zeitaufwand für Rechnungsstellung, Mahnwesen und Nachfassen zu reduzieren. – Durch die nahtlose Integration in Ihr ERP-System kann die Automatisierungssoftware den gesamten Rechnungsstellungsprozess für Sie übernehmen. Die Rechnungen werden automatisch erstellt und dem Kunden über den von ihm bevorzugten Kommunikationsweg zugesandt. Es ist möglich, Workflows einzurichten, um die automatische Bearbeitung von Folge-E-Mails oder -Nachrichten in festgelegten Intervallen zu ermöglichen. Darüber hinaus können Mahnprozesse genutzt werden, um nach einem festgelegten Zeitplan Benachrichtigungen zu versenden, sobald eine Rechnung überfällig ist.
- Berichterstattung zu optimieren. –Der typische Berichtsprozess umfasst das manuelle Sammeln von Daten aus Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem ERP-System, deren Analyse und die anschließende Eingabe in ein teilbares Format wie eine Tabellenkalkulation. Mithilfe von Automatisierungssoftware lassen sich wichtige Berichte wie die Altersstrukturanalyse der Forderungen per Knopfdruck erstellen. Dies spart Ihrem Team nicht nur Zeit im Vorfeld, sondern verhindert auch Datenfehler, die zu Zeitverlusten führen könnten, da keine Korrekturen mehr erforderlich sind.
- Die Zahlungszuordnung zu optimieren. – Im Rahmen der Zahlungszuordnung müssen die Zahlungen den Bestellungen zugeordnet und anschließend in das ERP-System zurück gerechnet werden. Es kommt häufig vor, dass Zahlungen in Teilbeträgen oder ohne Überweisungsinformationen eingehen. Dies verzögert den Prozess und führt dazu, dass Geld aus Ihrer Kasse abgezogen wird. Durch die Automatisierung der Zahlungszuordnung mithilfe von Tools wie optischer Zeichenerkennung und maschinellem Lernen können diese Verzögerungen vermieden werden und die Zahlungen werden dabei automatisch den entsprechenden Rechnungen zugeordnet.
Teams, die ihren Debitorenprozess automatisieren, können erhebliche Vorteile* erzielen, darunter:
- 50% weniger manuelle Arbeit
- 16 Minuten weniger pro bearbeitete Forderung
- Dreifache Steigerung der Gesamtproduktivität
*Statistiken aus Forresters Total Economic Impact (TEI) on Quadient AR.
Wie kann die Automatisierung des Forderungsmanagements Ihre Finanzkennzahlen verbessern?
Es ist ganz einfach. Je besser die Kennzahlen Ihres Unternehmens im Bereich Forderungsmanagement sind – wie beispielsweise die durchschnittliche Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und die durchschnittliche Zahlungsfrist (Average Days Delinquent, ADD) – desto gesünder ist dessen finanzielle Lage.
Die Automatisierung hilft Ihnen, die wesentlichen Prozesse zu optimieren, die sich direkt auf die wichtigsten Leistungsindikatoren Ihres Unternehmens auswirken.
- Automatisierte Kundenkommunikation: Ob Rechnungszustellung, Zahlungsnachverfolgung oder Mahnungen – die Automatisierung stellt sicher, dass alle Nachrichten zeitnah und einheitlich versendet werden, bis eine Rechnung beglichen ist. Dadurch bleibt das Thema Zahlung für Ihre Kunden stets präsent, da ihnen klar vermittelt wird, was sie tun müssen, um ihr Konto auf dem neuesten Stand zu halten.
- Prädiktive Analytik: Mithilfe von KI kann das Zahlungsverhalten der Kunden automatisiert analysiert und genau vorhergesagt werden, welche Rechnungen voraussichtlich verspätet bezahlt werden und wie die verspätete Zahlung eingehen wird.
Dies ermöglicht Ihrem Team, bei risikoreichen Konten proaktiv vorzugehen, das Risiko von Zahlungsverzug und Forderungsausfällen zu reduzieren und Kennzahlen wie DSO und ADD zu verbessern.
Diese Funktionen reduzieren nicht nur den manuellen Arbeitsaufwand, den Ihr Forderungsmanagement-Team leisten muss.
So gewinnen Sie zusätzlich Zeit, um sich strategisch mit Ihren offenen Forderungen zu befassen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Teams, die das Forderungsmanagement automatisieren, typischerweise von folgenden Vorteilen profitieren:
- 34% Reduzierung des DSO
- 25 % Reduzierung der uneinbringlichen Forderungen
Darüber hinaus berichten unsere Kunden von Verbesserungen wie diesen:
- Die überfälligen Forderungen wurden um mehr als 40 % reduziert.
- Streitfälle werden bis zu drei Wochen schneller gelöst als vor der Automatisierung.
- Papierchecks wurden
um 50 % reduziert.
Wie kann die Automatisierung des Forderungsmanagements Ihre Kosten senken?
Da Ihr Team nun für die Bearbeitung überfälliger Rechnungen zur Verfügung steht, können Sie auf die Einstellung zusätzlichen Personals verzichten und die Anzahl der Abschreibungen reduzieren. Dies führt zu erheblichen Einsparungen. Tatsächlich hat Forrester herausgefunden, dass die ROI unserer branchenführenden Lösungen nach drei Jahren bis zu 400 % betragen kann.
Berechnen Sie die Kosteneinsparungen und den ROI Ihres Unternehmens durch AR-Automatisierung mit unserem Kostenrechner⬇️
Wie wirkt sich die Automatisierung des Forderungsmanagements auf das Kundenerlebnis aus?
Die Automatisierung erleichtert nicht nur die Arbeit Ihres Teams und verbessert Ihre Kennzahlen, sondern trägt auch dazu bei, Ihre Kunden zufriedenzustellen. Mithilfe von Automatisierungssoftware können Sie:
- Automatically send out invoices and follow-ups – Regular communication is vital to customer satisfaction, and with automation, you can create workflows that use your customers' preferred method of communication. The software also allows you to schedule communications such as “thank you” notes, letting your customers know that their business is valued. Automatischer Versand von Rechnungen und Mahnungen: Regelmäßige Kommunikation ist für die Kundenzufriedenheit unerlässlich. Mit Automatisierung können Sie Arbeitsabläufe erstellen, die die bevorzugte Kommunikationsmethode Ihrer Kunden nutzen. Mit der Software können Sie außerdem Mitteilungen wie Dankesschreiben planen und Ihren Kunden so zeigen, dass Sie ihre Geschäftsbeziehung schätzen.
- Korrekte Rechnungsstellung: Wenn Sie die manuelle Dateneingabe bei der Rechnungserstellung vermeiden, verringern Sie das Risiko, dass fehlerhafte Rechnungen an Kunden versendet werden. Außerdem senken Sie die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten.
- Streitigkeiten sollten schnell beigelegt werden, denn Rechnungsstreitigkeiten beeinträchtigen nicht nur Ihren Cashflow. Sie sind auch für Ihre Kunden frustrierend. Die Software scannt alle eingehenden Streitfälle und bearbeitet diejenigen, die ohne menschliches Eingreifen gelöst werden können.
Bei anderen Fällen bewertet es den Streitfall, priorisiert ihn und kennzeichnet ihn zur weiteren Bearbeitung durch einen Vertreter, wodurch die Zeit bis zur Beilegung verkürzt wird. - Flexibler Zahlungsoptionen: Da 63 % der Kunden angeben, eher bei einem Unternehmen zu kaufen, das ihre bevorzugten Zahlungsmethoden anbietet, ist Flexibilität keinen Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit.
Mithilfe von Automatisierungssoftware können Ihre Kunden auf ihre bevorzugte Weise bezahlen, sei es mit Kreditkarte oder per Banküberweisung. - Self-Service-Zahlungsportal: 60 % der Kunden bevorzugen flexible Zahlungsoptionen und die Möglichkeit, Zahlungen über ein Self-Service-Portal abzuwickeln. Automatisierungssoftware bietet diese Möglichkeit und ermöglicht es Ihren Kunden, Zahlungen nach ihrem eigenen Zeitplan vorzunehmen, wodurch die Wahrscheinlichkeit steigt, dass sie pünktlich oder sogar vorzeitig zahlen. Über Selbstbedienungsportale erhalten Kunden außerdem Zugriff auf ihr Konto, um Informationen wie Zahlungshistorie und andere wichtige Daten einzusehen.
- Schnellere Reaktionszeiten: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben kann Ihr Team schneller auf Kundenanfragen und -anliegen reagieren.
Die KI-gestützte Automatisierungssoftware bewertet eingehende Kundenanfragen und leitet sie zur Beantwortung an das am besten geeignete Teammitglied weiter.
Welchen Einfluss hat die Automatisierung auf die Transparenz Ihrer Daten?
Bei einer manuellen Debitorenbuchhaltung fehlt den Teams die Möglichkeit, schnell auf wichtige Daten, wie beispielsweise offene und überfällige Rechnungen, zuzugreifen. Die Daten werden entweder auf verschiedene Systeme verteilt oder in physischen Akten im Büro gespeichert.
Die Forderungsmanagement-Software integriert sich in Ihre übrige Technologie-Infrastruktur und bietet Ihnen einen zentralen Ort für all Ihre Daten.
Es bietet Ihnen einen vollständigen Überblick über den gesamten Prozess – von der Auftragserteilung bis zur Zahlung durch den Kunden.
Außerdem ermöglicht es Ihnen den einfachen Zugriff auf Kundenhistorien.
Dank dieser Transparenzvorteile kann Ihr Team:
- Standardisierte Kommunikationsmaßnahmen erstellen und deren Wirksamkeit nachvollziehen.
- Die Ursachen für Zahlungsverzögerungen gezielt analysieren.
- Die durchschnittliche Bearbeitungszeit der Streitfälle prüfen und reduzieren.
- Die Debitorenliste auswerten, um Konten mit den höchsten Zahlungsrückständen zu priorisieren.
Mit KI-gestützten prädiktiven Analysen gehen Sie über reine Reaktionsfähigkeit hinaus: Sie können vorhersagen, wann Zahlungen eingehen – und so den Bedarf an hohen Bargeldreserven deutlich senken. Sie können sich auch ein genaues Bild davon machen, bei welchen Konten Zahlungen voraussichtlich verspätet eingehen werden, und proaktiv Maßnahmen ergreifen, um diese Konten bei der Einhaltung der Zahlungsfristen zu unterstützen.
Wie trägt Automatisierung zur höheren Genauigkeit im Forderungsmanagement bei?
No matter how diligently the members of your AR team perform their duties, they will likely make mistakes. It may be a simple slip of the finger that causes an erroneous keystroke, or accidentally transposing numbers. Unfortunately, these small mistakes can cause significant issues for your collections process.
An error in invoicing can create disputes that require members of your team to research and correct before payment is made. Even when data entry errors do not impact invoicing, they can cause problems in vital processes like cash forecasting.
In general, manual data entry has an error rate as high as 4%. In contrast, automated data entry is typically between 99.59% and 99.99% accurate.
Unabhängig davon, wie gewissenhaft die Mitglieder Ihres AR-Teams ihre Aufgaben erfüllen, werden ihnen wahrscheinlich Fehler unterlaufen.
Es kann sich entweder um einen fehlerhaften Tastendruck verursacht, oder um eine versehentliche Zahlenvertauschung. Solche kleinen Fehler können leider erhebliche Probleme in Ihrem Debitorenprozess verursachen.
Ein Fehler bei der Rechnungsstellung kann zu Streitigkeiten führen. Diese müssen von Mitgliedern Ihres Teams recherchiert und korrigiert werden, bevor eine Zahlung erfolgt. Auch wenn Dateneingabefehler keine Auswirkungen auf die Rechnungsstellung haben, können sie dennoch Probleme in wichtigen Prozessen, wie beispielsweise der Liquiditätsplanung, verursachen.
Die manuelle Dateneingabe weist typischerweise eine Fehlerquote von bis zu 4 % auf. Im Gegensatz dazu liegt die Genauigkeit der automatisierten Dateneingabe typischerweise zwischen 99,59 % und 99,99 % .
Performance steigern und Kundenerlebnis verbessern
Die Vorteile der Automatisierung im Forderungsmanagement erstrecken sich über den gesamten Prozess von der Kreditvergabe bis zur Zahlung und helfen Ihrem Unternehmen, schneller bezahlt zu werden und gleichzeitig intelligenter zu arbeiten. Prädiktive Analytik hilft Ihnen, Zahlungsverzug zu minimieren und den Cashflow zu steigern, während Automatisierung und Self-Service die Kundenzufriedenheit erhöhen. Das bedeutet, dass Sie nicht nur kurzfristig den Cashflow steigern. Damit sichern Sie auch den langfristigen Wert Ihrer Konten.