Quadient AP by Beanworks capabilities
Flexibele workflow
De AP-workflow van je team stroomlijnen, van aankoop tot betaling
Multi-company
Beheer meerdere bedrijven of locaties centraal
Veilige digitale opslag
Zeg maar dag tegen archiefkasten en zoekgeraakt papierwerk met een veilig, wereldwijd compliant gegevensbeheersysteem
Onbeperkt aantal gebruikers
Toegang bieden aan iedereen die betrokken is bij AP en tegelijkertijd groeiende teams ondersteunen zonder extra gebruikerskosten
Mobile friendly
Facturen openen en goedkeuren op iOS / Android
Snelle implementatie
Automatiseer je crediteurenadministratie in minder dan 6 uur
Budgetcontrole
Volg eenvoudig uw vastgelegde uitgaven met geautomatiseerde inkooporders. Stel uitgavenlimieten in en beheer deze op basis van uw behoeften - per afdeling, project, leverancier of stel managerbudgetten in om de uitgaven van de afdeling te controleren.
- Controleert uitgaven - Zorgt ervoor dat uitgaven worden gepland en goedgekeurd.
- Bevestigt fondsen - Garandeert dat geld is toegewezen voordat er wordt gefactureerd.
- Voorkomt verrassingen - Vermijdt ongeplande facturen.
- Beschermt de cashflow - Behoudt financiële stabiliteit.
PO matching software
Versnel goedkeuringen en reconciliatie met 2- of 3-weg matching. Quadient AP koppelt automatisch uw inkooporders aan facturen, zodat alle uitgaven vooraf worden goedgekeurd en verantwoord. Met een PO-proces weet u altijd dat u het geld hebt om een factuur te betalen, omdat deze vooraf is goedgekeurd. Dit voorkomt ongeplande uitgaven, helpt uw cashflow te beschermen en financiële stabiliteit te behouden.
Geïntegreerde inkoopaanvragen
Verminder spreadsheets en dubbele gegevensinvoer door inkoopaanvragen rechtstreeks in Quadient AP te maken en het goedkeuringsproces op één plaats te automatiseren.
Vertragingen bij goedkeuring beperken
Gebruik aangepaste goedkeuringskanalen voor uw inkooporders, of ze nu zijn aangemaakt in Quadient AP of geïmporteerd uit uw boekhoudsysteem.
Hoe het werkt
Stap 1: Een inkoopaanvraag maken - De aanvrager voert de benodigde gegevens in en dient de inkoopaanvraag ter goedkeuring in.
Stap 2: Goedkeuringsproces - De goedkeurder bekijkt de inkoopordergegevens en keurt deze goed of af.
Stap 3: Goedgekeurde inkooporders - Goedgekeurde inkooporders worden verplaatst naar het tabblad Vastleggingen, waar alle open inkooporders worden bijgehouden.
Stap 4: Factuurmatching - Wanneer er een factuur binnenkomt, wordt deze gekoppeld aan de bijbehorende inkooporder, waarbij de opgenomen, resterende en totale bedragen worden bijgewerkt.
Stap 5: PO's afsluiten - Zodra de inkooporder is uitgevoerd, wordt deze verplaatst naar het tabblad 'Afgesloten'.
FAQ
Factuurautomatisering
Stroomlijn het goedkeuringsbeheer van facturen en elimineer handmatige processen.
Betalingen
Voorkom vertragingen, dubbele betalingen en fouten met geautomatiseerde leveranciersbetalingen.
Beheer van uitgaven
Vervang spreadsheets en onnauwkeurige prognoses door realtime uitgavenbeheer voor uw AP-workflow.