Sinds 1 januari 2017 verwachten zowel de Nederlandse rijksoverheid als de Vlaamse overheid dat hun leveranciers aan e-facturatie doen. Hieronder lees je wat dat precies inhoudt, welke uitzonderingen er bestaan en hoe je met succes overschakelt op het elektronisch indienen van facturen.
Waarom elektronisch factureren?
Elektronisch factureren of e-factureren biedt talloze voordelen voor zowel de verzender als de ontvanger, die uiteindelijk een grote kostenbesparing oplevert. Om te beginnen vergroot je met e-facturatie de efficiëntie in je onderneming. Het levert een administratieve lastenvermindering op, een grotere transparantie en een eenvoudiger factuurbeheer bij beide organisaties. Die voordelen vertalen zich in een aanzienlijke kostenbesparing. Voor uitgaande facturen realiseer je dankzij digitale factuurverwerking een besparing van 3,24 euro per factuur (ten opzichte van papieren facturatie). Voor inkomende facturen bedraagt de besparing 5,77 euro per factuur (data afkomstig van de Universiteit Hasselt, faculteit Bedrijfseconomische Wetenschappen). Dat zijn indrukwekkende cijfers die elk bedrijf kunnen helpen om hun kapitaal en groeipotentieel veilig te stellen.
E-facturatie leidt over het algemeen ook tot een snellere verwerking en betaling. Tegelijkertijd is het een prima manier om kortingen te vragen en te krijgen. Niet alleen de overheid is gesteld op digitale facturen, ook het mkb en multinationals zien de voordelen ervan in en zijn bereid leveranciers met een korting te belonen als ze aan gestandaardiseerde e-facturatie doen.
E-facturatie naar de Nederlandse overheid: verplicht sinds 1 januari 2017
E-facturatie was tot voor kort vooral een ‘nice-to-have’, maar is nu een ‘must-have’. Want de rijksoverheid verwacht sinds 1 januari 2017 dat leveranciers hun facturen digitaal indienen. Een e-factuur is een systematisch opgebouwd, digitaal bestand waarop alle gegevens een vaste plaats en betekenis hebben. Inderdaad, je factuur als een pdf-bestand naar de Nederlandse rijksoverheid sturen is niet langer een optie. Op welke manier e-facturen kunnen worden ingediend, verschilt per overheidstak. Standaard zijn via het Simplerinvoicing-netwerk, via Digipoort en via het leveranciersportaal van de Rijksoverheid.
Rijksoverheid of andere overheid?
Moet elke leverancier bij elke Nederlandse overheidsinstantie hieraan voldoen? Dat nu ook weer niet. De verplichting geldt voor leveranciers aan de rijksoverheid. Daaronder vallen alle ministeries met hun kerndirecties en agentschappen. De verplichting geldt alleen voor inkoopovereenkomsten vanaf 1 januari 2017, al kun je ook met een oudere inkoopovereenkomst overstappen op e-facturatie. Ook stappen gemeenten, provincies en waterschappen al steeds meer over op e-facturatie. Voor eind 2018 moeten sowieso alle overheden voorzieningen hebben getroffen voor het ontvangen en verwerken van e-facturen.
Hoe e-factureren?
Doet jouw onderneming weleens zaken met de Nederlandse overheid (of de Vlaamse, want ook die hanteert sinds 1 januari 2017 e-invoicing voor alle leveranciers)? Dan is het hoog tijd dat je kennismaakt met het PEPPOL-model. PEPPOL staat voor ‘Pan-European Public Procurement OnLine’. In PEPPOL verloopt de e-facturatie volgens een vierhoekstenen-model waarbij de ‘Access Points’ (AP) de rol van dienstverlener opnemen. Verzenders en ontvangers wisselen via die AP’s dus e-facturen uit volgens een duidelijk kader met afspraken. Een PEPPOL-factuur is gestandaardiseerd en ziet er dus altijd hetzelfde uit. Maatwerk wordt overbodig, al kun je wel nog zakelijke afspraken aan je facturen toevoegen. Op de website van de Nederlandse overheid kun je alles lezen over hoe je een e-factuur kunt versturen aan de rijksoverheid. Daarnaast kun je met vragen terecht bij de Helpdesk e-facturen.
Natuurlijk stap je niet zomaar over op een ander systeem om aan de Nederlandse overheid te kunnen factureren. En dat is het grote voordeel van overstappen op PEPPOL: het is ook bijzonder handig voor B2B-facturen. Je kunt het ook met je ERP integreren, zodat alles naadloos op elkaar aansluit.
OMS-500 van Quadient helpt bedrijven om hun documentenoutput op een uniforme en professionele manier te stroomlijnen. Je kunt facturen ermee versturen via verschillende kanalen, zoals de klassieke postbezorging en per e-mail. Ook e-facturatie volgens de Nederlandse en Vlaamse normen behoort tot de mogelijkheden van Quadient.
Elektronische facturen: slechts één element in je digitale strategie
Wanneer je investeert in nieuwe technologie, opleidingen en werkprocessen, wil je natuurlijk een return on investment. E-facturatie kan die ook bieden, zolang je de juiste randvoorwaarden creëert. Zo moet je eerst een boekhoudpakket hebben waarmee je PEPPOL-facturen kunt versturen. Je vergroot de kans op succes met een systeem voor de automatische verzending van papieren post en waarmee je inkomende facturen ook meteen digitaliseert.