Voor werkgevers of hr-verantwoordelijken is het belangrijk dat loonbrieven correct en veilig worden verstuurd. Daarom kies je het best voor een oplossing die de vertrouwelijkheid van de documenten vrijwaart en een eenvoudige werkwijze garandeert.
OMS : een oplossing zonder foutenmarge
Een fout is snel gebeurd wanneer je de loonbrieven manueel verstuurt. En je wilt natuurlijk vermijden dat een loonfiche bij de verkeerde persoon terechtkomt. Dat soort fouten kun je voorgoed uitsluiten dankzij OMS (Output Management Software), een doeltreffend systeem dat integratie en gebruiksgemak combineert.
Veiligheid en vertrouwelijkheid gewaarborgd
OMS is een softwarepakket dat de voorbereiding van documenten (vooraleer ze onder omslag worden gestoken) vereenvoudigt en centraliseert. Dit systeem scant de barcodes (BCR, OMR, 2D) op de loonbrief en zorgt er op die manier voor dat de juiste brief uit de stapel wordt gehaald. De barcodes bevatten de basisinformatie van het document zoals het aantal pagina’s van het lot, het personeelsnummer of – bij het verzenden van externe documenten – het klantennummer.
Dankzij OMS kun je ook verschillende documenten, die voor dezelfde geadresseerde bestemd zijn, in dezelfde enveloppe groeperen (ook al behoren ze niet tot hetzelfde lot). Als de barcodes gescand worden, krijgt de machine een signaal waarmee wordt aangegeven dat klant A bijvoorbeeld twee pagina’s moet ontvangen en klant B drie pagina’s. De enveloppe wordt tot slot ook geplooid en dichtgeplakt. Zo zijn de vertrouwelijkheid en de veiligheid van je documenten te allen tijde gewaarborgd.
Loonbrieven veilig verzenden: de voordelen
Dankzij de automatische verzending van loonbrieven sluit je alle risico’s op fouten uit. De machine scant en begrijpt de barcodes die aangeven welke pagina’s in welke enveloppe horen. Als er toch een fout voorkomt (bijvoorbeeld een ontbrekende pagina), wordt die automatisch door de machine gesignaleerd en kun je die eenvoudigweg oplossen.
De verzending komt bij de juiste persoon en op de juiste plaats terecht, ongeacht of je ze per post of digitaal verstuurt.
Grote volumes veilig versturen
Ook documenten in grote volumes, zoals gsm-facturen, kunnen veilig en snel worden verstuurd. Het AIMS (Automated Insertion Management System) biedt, in combinatie met OMS, 100 procent vertrouwelijkheid. Alle enveloppes worden namelijk bij aankomst en vertrek gescand.
Als je voor OMS kiest, mag je dus op beide oren slapen. Meer weten? Neem gerust contact met ons op!