De weg naar volledig papierloos werken is vaak lang. Toch loont het de moeite om je bedrijf te digitaliseren. Begin er vandaag nog aan met dit stappenplan.
Een volledig papierloos bedrijf lijkt misschien een utopie, maar het kan zeker! Werken zonder papier biedt zoveel voordelen dat je snel overtuigd zult zijn: je werkt niet alleen efficiënter, maar je kunt documenten ook altijd en overal delen én het is beter voor het milieu. Wanneer je papierloos werkt, heb je dus vast en zeker een stap voor op je concurrentie. Maar hoe begin je eraan? De overgang naar een papierloos bedrijf is vaak een werk van lange adem, maar wij geven je tips om de verandering stap voor stap tot een goed einde te brengen.
1. Papierloos werken: maak nú de klik
Dit is meteen het moment voor je eerste papierloze mededeling. Maak met je medewerkers de duidelijke afspraak dat er vanaf nu geen papier meer wordt gebruikt voor nieuwe documenten. Scan meteen alles wat binnenkomt. Ook inkomende post wordt voortaan gedigitaliseerd. Breng daarom ook leveranciers op de hoogte van je nieuwe papierloze werking en vraag hen om facturen vanaf nu digitaal door te sturen. Velen zullen met alle plezier aan je vraag voldoen, aangezien digitale facturatie talrijke voordelen biedt.
Heb je nog geen geschikte software om inkomende post vlot te digitaliseren en verdelen? Ontdek snel het uiterst handige Neotrax-systeem van Quadient. Daarmee bewaar je al je financiële documenten (bestelbonnen, inkooporders, afleverbonnen, facturen, …) in één dossier dat je eenvoudig kunt raadplegen vanuit je eigen business-systeem.
2. Digitaliseer je archief
De tweede stap vraagt iets meer tijd en inzet, maar toch is het noodzakelijk dat je je huidige archief digitaliseert. Investeer in een kwalitatieve scanner en spreek af om elk document als PDF op te slaan. PDF is het meest gebruikte bestandstype en kan door alle computers worden gelezen.
Het digitaliseren van je archief neemt behoorlijk wat tijd in beslag, maar die win je later dubbel en dik terug. Toch zeker als je alles gestructureerd opslaat in een cloudomgeving, zodat het terugvinden van documenten voortaan kinderspel wordt. Ga gerust selectief te werk en hou grote schoonmaak. Stel jezelf steeds de vraag: “Moeten we dit document écht bijhouden en loont het dus de moeite om het te digitaliseren?”
3.Maak iedereen wegwijs
Niet iedereen maakt de overschakeling naar volledig papierloos werken even snel. Je weg vinden in nieuwe digitale systemen, is dan ook niet altijd vanzelfsprekend. Aarzel niet om een infomoment te organiseren voor het hele bedrijf. Zet op voorhand een aantal afspraken of een handleiding (digitaal) zwart op wit en deel de link met je werknemers, zodat iedereen de informatie altijd kan raadplegen. Iedereen wegwijs maken in het nieuwe papierloze systeem is een must!
Een papierloos bedrijf vergt tijd
Je hebt vandaag al de eerste grote stap zetten naar een papierloos bedrijf gezet, maar besef dat de complete omschakeling tijd vergt. Niet iedereen zal meteen mee zijn met je idee. Zo zullen sommige klanten toch nog steeds een factuur op papier wensen. Maak daarom voor jezelf een haalbaar stappenplan waarin je elke nieuwe stap ook concreet inplant. Zet bijvoorbeeld het digitaliseren van oude documenten in je agenda. Alleen zo zullen er ook concrete acties gebeuren.