Privacyverklaring voor sollicitanten

Laatst bijgewerkt: 7 oktober 2025

LEES DEZE VERKLARING AANDACHTIG DOOR OM TE BEGRIJPEN HOE WIJ MET UW PERSOONSGEGEVENS OMGAAN EN WELKE KEUZES EN RECHTEN U IN DIT VERBAND HEEFT..

INLEIDING

Quadient SA (hierna ook aangeduid als 'wij', 'ons' en 'onze') zet zich in voor de bescherming van de privacy en veiligheid van uw persoonlijke gegevens. Wij geloven ook in transparantie en in deze verklaring wordt uitgelegd hoe wij omgaan met uw persoonlijke gegevens wanneer u solliciteert bij ons of een van onze dochterondernemingen. Lees deze verklaring zorgvuldig door om meer te weten te komen over hoe wij persoonlijke gegevens verwerken en welke rechten u hebt onder de toepasselijke wetgeving.

Dit beleid is van toepassing op kandidaten die solliciteren via de carrièrewebsite van Quadient. Voor informatie over hoe Quadient informatie verzamelt, gebruikt en openbaar maakt die is verzameld van bezoekers en gebruikers van Quadient-websites, -producten en -diensten, personen binnen onze voormalige, huidige en toekomstige klanten, partners, leveranciers, consultants, aannemers, dienstverleners en leden van het publiek die met ons communiceren, verwijzen wij u naar  de privacyverklaring van de website van Quadient..

Wanneer is deze verklaring van toepassing? Deze verklaring beschrijft onze praktijken met betrekking tot de persoonlijke gegevens die wij ontvangen, verzamelen, gebruiken, delen en anderszins verwerken in verband met uw sollicitatie en ons wervingsproces. Deze verklaring maakt geen deel uit van een arbeidsovereenkomst. Onze contactgegevens staan vermeld aan het einde van deze verklaring. Wij treden op als "verwerkingsverantwoordelijke" met betrekking tot de informatie die in deze verklaring wordt beschreven.
 

Leesde privacyverklaring van Quadient voor sollicitanten in Californië.
 

HOE WE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN

Welke persoonlijke gegevens verzamelen wij? Wij verzamelen en verwerken de volgende persoonlijke gegevens van u voor de doeleinden die worden beschreven in de onderstaande tabel en in het gedeelte 'Overige HR-verwerkingsactiviteiten' hieronder. Voor inwoners van Californië hebben wij, in overeenstemming met de California Consumer Privacy Act, zoals gewijzigd ('CCPA'), de categorieën persoonlijke gegevens geïdentificeerd die worden verzameld, naast de doeleinden die worden vermeld in de privacyverklaring voor sollicitanten voor sollicitanten in Californië.

* Opmerking: De bovenstaande lijst bevat voorbeelden van persoonlijke en gevoelige informatie die wij over u kunnen hebben en garandeert niet dat wij deze informatie over u momenteel in ons bezit hebben of ooit hebben gehad. Wij zullen dergelijke persoonlijke en gevoelige informatie alleen verzamelen met uw uitdrukkelijke toestemming.

Andere HR-verwerkingsactiviteiten  

Naast de hierboven beschreven specifieke verwerkingsactiviteiten kunnen wij uw persoonlijke gegevens ook verwerken voor de volgende HR-doeleinden:

• Personeels- en human resources management. Dit omvat bijvoorbeeld gewone zakelijke praktijken met betrekking tot het aangaan, onderhouden en beëindigen van relaties; personeelsmanagement en -administratie (ook vóór, tijdens en na uw dienstverband bij ons); bedrijfsmanagement en -planning; het beheren van secundaire arbeidsvoorwaarden; het uitvoeren van prestatiebeoordelingen en tuchtprocedures; het verwerken van werkgerelateerde claims van werknemers (bijvoorbeeld verzekerings- en arbeidsongevallenclaims); en het aanpakken van arbeidsverhoudingskwesties.
• Operationeel beheer. Dit omvat bijvoorbeeld het opzetten, uitvoeren en beheren van bedrijfsactiviteiten van het bedrijf (zoal en zoals het onderhouden van interne netwerken en IT-systemen); het uitvoeren, evalueren en verbeteren van ons wervingssysteem; boekhouding en auditing; het verkrijgen of behouden van verzekeringsdekking; het beheren van risico's; of het inwinnen van professioneel advies.
• Beveiligingsbeheer. Dit omvat bijvoorbeeld het waarborgen van de beveiliging van onze gebouwen en de informatie die het bedrijf in zijn bezit heeft, evenals de veiligheid van ons personeel; het voorkomen van fraude; en netwerk- en informatiebeveiliging.
• Naleving van wet- en regelgeving. Dit omvat bijvoorbeeld het verkrijgen en vrijgeven van persoonlijke informatie zoals vereist door de wet (bijvoorbeeld belasting-, gezondheids- en veiligheids-, antidiscriminatiewetten) of gerechtelijke toestemming; het bijhouden van gegevens die persoonlijke informatie kunnen bevatten, zoals overheidsidentificatienummers, informatie met betrekking tot ziekte, zwangerschaps- of ouderschapsverlof, pensioen en pensionering; en het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen, hetzij in gerechtelijke, administratieve of andere procedures.
• Anonieme gegevens. Onder bepaalde omstandigheden kunnen wij uw persoonsgegevens anonimiseren, zodat deze niet langer aan u kunnen worden gekoppeld. Wij behouden ons het recht voor om dergelijke anonieme en geanonimiseerde gegevens te gebruiken voor legitieme zakelijke doeleinden zonder u hiervan verder op de hoogte te stellen of uw toestemming te vragen.
• Consistente doeleinden. We kunnen de hierboven beschreven informatie ook verwerken voor doeleinden die consistent zijn met, verband houden met en/of ondergeschikt zijn aan de doeleinden en het gebruik zoals beschreven in deze verklaring, waarvoor uw persoonlijke informatie aan ons is verstrekt.
• Kunstmatige intelligentie. Via het SmartRecruiters-platform kan Quadient gebruikmaken van geautomatiseerde wervingsondersteunende functies, waaronder kunstmatige intelligentie. In dit kader kunnen sollicitaties worden verwerkt en geanalyseerd om relevante aspecten van de professionele achtergrond te identificeren (zoals eerdere functies en werkgevers, opleiding, vaardigheden en duur van het dienstverband). Deze aspecten worden vervolgens vergeleken met de door Quadient gepubliceerde vacature om aan te geven in hoeverre de sollicitatie voldoet aan de in de vacature gestelde eisen. Wij verzekeren u dat elke sollicitatie wordt beoordeeld door een recruiter van Quadient.
  
  De gegevensverwerking die met behulp van deze tools wordt uitgevoerd, is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om ons wervingsproces te optimaliseren, met inachtneming van de rechten en vrijheden van de betrokken personen. Er worden geen geautomatiseerde beslissingen genomen zonder significante menselijke tussenkomst.

Hoe delen/verspreiden wij uw gegevens? 

We kunnen elk van de hierboven beschreven categorieën van persoonlijke informatie delen in de volgende contexten: 

• Intern. Uw gegevens kunnen intern worden gedeeld voor personeelsdoeleinden. Dit omvat leden van onze personeelsafdelingen, managers in relevante bedrijfsonderdelen en IT-medewerkers (als toegang tot de gegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken).
   
• Gelieerde ondernemingen. Als u solliciteert naar een functie bij een van onze moedermaatschappijen, dochterondernemingen of gelieerde ondernemingen, zullen wij uw informatie met die onderneming delen. Onze personeelsafdelingen beheren het wervings- en inwerkproces.
   
• Advocaten en adviseurs. Wij kunnen uw gegevens bekendmaken aan onze juridische adviseurs en andere adviseurs om begeleiding, advies en raad te verkrijgen met betrekking tot uw dienstverband. Wij kunnen uw gegevens ook bekendmaken aan onze juridische adviseurs in geval van een klacht of een rechtszaak.
   
• Agenten en aannemers. Uw gegevens worden gedeeld met externe agenten en aannemers die diensten aan ons leveren waarvoor de verwerking van die persoonlijke gegevens nodig is, zoals wervings- en salarisadministratiediensten. U kunt ook contact hebben met personen die als zelfstandige aannemer voor het bedrijf werken. Zij ontvangen de gegevens die u met hen deelt. Wij zullen uw persoonlijke gegevens alleen overdragen wanneer dit wettelijk vereist is en de agent of aannemer ons schriftelijk heeft verzekerd dat hij alle aan hem verstrekte persoonlijke gegevens zal beschermen in overeenstemming met de bepalingen van deze verklaring.
   
• Wettelijke verplichtingen en rechten. Wij kunnen uw persoonlijke gegevens openbaar maken in reactie op dagvaardingen, bevelschriften, gerechtelijke bevelen of andere juridische procedures, of om te voldoen aan relevante wetgeving. We kunnen uw persoonlijke gegevens ook delen om onze wettelijke rechten vast te stellen of uit te oefenen, om ons te verdedigen tegen een juridische claim, en om mogelijk illegale activiteiten, vermoedelijke fraude, de veiligheid van personen of eigendommen (bijvoorbeeld door uw gezondheidsgegevens aan een arts te verstrekken in een medisch noodgeval) of een schending van het arbeidsbeleid of arbeidsovereenkomsten te onderzoeken, te voorkomen of maatregelen te nemen.
   
• Overnames en soortgelijke transacties. Wij kunnen informatie openbaar maken in geval van een fusie, afstoting, herstructurering, reorganisatie, ontbinding of andere verkoop of overdracht van sommige of alle activa van ons bedrijf, hetzij als een lopende onderneming, hetzij als onderdeel van een faillissement, liquidatie of soortgelijke procedure.

Wettelijke basis voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden die verband houden met uw dienstverband:

• Om onze legitieme belangen te behartigen. Verwerking is noodzakelijk voor het nastreven van onze legitieme belangen bij het beheer van uw dienstverband of potentiële dienstverband, bij onze voortdurende beoordeling en verificatie van uw geschiktheid om bij ons te werken en bij het bijhouden van gegevens over uw dienstverband. We hebben ook een legitiem belang bij het verwerken van gegevens om klachten, claims en rechtszaken tegen ons te behandelen.
   
• Om onze wettelijke verplichtingen na te komen en een contract uit te voeren. Verwerking is noodzakelijk voor onze naleving van onze wettelijke verplichtingen op het gebied van arbeidsrecht, zoals het nemen van maatregelen om een arbeidsrelatie met ons aan te gaan, het uitvoeren van een arbeidsrelatie met ons en het uitvoeren van een arbeidsovereenkomst.
   
• Met uw toestemming zoals bepaald in deze verklaring. Als wij u vragen deze verklaring te lezen en te ondertekenen om uw uitdrukkelijke toestemming te verkrijgen voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden die in deze verklaring worden genoemd, en u doet dit, dan zullen wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de verklaring en uw uitdrukkelijke toestemming, die u te allen tijde kunt intrekken.

Hoe verzamelen wij deze gegevens?
We verzamelen informatie van u op verschillende manieren, onder meer rechtstreeks van u (schriftelijk, mondeling of elektronisch), in gesprekken, in beoordelingen en evaluaties, en door het gebruik van kantoorcomputers en telefoonapparatuur. We kunnen ook informatie verzamelen van derden, waaronder uw voormalige werkgevers, kredietinformatiebureaus, aanbieders van antecedentenonderzoeken of openbaar beschikbare bronnen (zoals sociale medianetwerken).

Wat als u geen persoonsgegevens verstrekt?
U kunt bezwaar maken tegen het verzamelen van gegevens die tijdens uw dienstverband bij ons worden gevraagd. Als u de informatie echter niet verstrekt, kunnen wij mogelijk bepaalde activiteiten die nodig zijn om uw sollicitatie te verwerken, uw dienstverband te behouden of aan wettelijke verplichtingen te voldoen, niet uitvoeren.

ANDERE BELANGRIJKE INFORMATIE

Internationale gegevensoverdracht. 
Wij hebben vestigingen in de Verenigde Staten en uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan onze kantoren in de Verenigde Staten. De doorgifte is noodzakelijk om uw sollicitatie te kunnen verwerken en om uw relatie met ons te kunnen uitvoeren. Door ons persoonlijke gegevens te verstrekken, begrijpt u dat uw persoonlijke gegevens worden verzameld, opgeslagen, verwerkt en doorgegeven aan de Verenigde Staten en aan derden met wie wij deze delen, zoals beschreven in deze verklaring. Wanneer wij gegevens doorgeven aan de Verenigde Staten of andere landen, doen wij dit voor de doeleinden die in deze verklaring worden uiteengezet en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Wij baseren ons op erkende rechtsgrondslagen om grensoverschrijdende/internationale doorgifte van persoonlijke gegevens op rechtmatige wijze uit te voeren.

Hoe lang bewaren en gebruiken wij uw gegevens? 
Wij bewaren uw persoonlijke gegevens zo lang als nodig is om de doeleinden te verwezenlijken waarvoor ze zijn verzameld, en dit is afhankelijk van uw dienstverband bij ons. Wij bewaren en gebruiken uw persoonlijke gegevens zo lang als nodig is om te voldoen aan onze zakelijke vereisten en wettelijke verplichtingen, om geschillen op te lossen, om onze activa te beschermen, om onze diensten te verlenen en om onze overeenkomsten af te dwingen. Wanneer wij geen reden meer hebben om uw persoonlijke gegevens te bewaren, zullen wij uw persoonlijke gegevens op veilige wijze vernietigen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en ons beleid. Wij nemen redelijke maatregelen om de door ons verzamelde persoonlijke gegevens te verwijderen als u ons daarom vraagt, tenzij wij van mening zijn dat dit in strijd zou zijn met onze bestaande, legitieme wettelijke, regelgevende, geschillenbeslechtings-, contractuele of soortgelijke verplichtingen. Neem voor meer informatie contact op met Human Resources via de onderstaande contactgegevens.

Hoe beschermen wij uw gegevens? 
We hebben beveiligingsmaatregelen getroffen om persoonlijke gegevens te beschermen tegen onopzettelijk verlies, gebruik, wijziging of openbaarmaking of toegang op ongeoorloofde wijze. Van tijd tot tijd evalueren we onze beveiligingsprocedures om nieuwe technologieën en methoden te overwegen. Geen enkel beveiligingssysteem is echter perfect en geen enkele gegevensoverdracht is 100% veilig. Als gevolg hiervan kunnen we, hoewel we ernaar streven om persoonlijke gegevens te beschermen, de veiligheid van enige informatie niet garanderen of waarborgen. We kunnen niet garanderen dat uw gegevens onder alle omstandigheden veilig blijven . Als uw persoonlijke gegevens door een datalek in gevaar komen, zullen we u en de betreffende toezichthouder hiervan op de hoogte stellen wanneer we hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Uw rechten en keuzes. 
Afhankelijk van waar u woont, hebt u mogelijk bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens. Om uw hieronder beschreven rechten uit te oefenen, dient u een verifieerbaar verzoek bij ons in te dienen via het voorkeurscentrum. Neem contact op met Human Resources als u uw rechten onder de toepasselijke wetgeving wilt uitoefenen of hier meer over wilt weten.

Voor personen die in de EU/UK wonen:

• Recht op toegang. Voor zover wettelijk vereist, hebt u het recht om bevestiging te krijgen of er al dan niet persoonsgegevens over u worden verwerkt en, indien dat het geval is, toegang te krijgen tot de persoonsgegevens en de volgende informatie: de doeleinden van de verwerking; de categorieën van persoonsgegevens waar het om gaat; en de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt. Wij zullen u een kopie van uw persoonlijke gegevens verstrekken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
   
• Recht op rectificatie. Ons doel is om uw persoonlijke gegevens accuraat, actueel en volledig te houden. Neem contact op met Human Resources als u van mening bent dat uw gegevens niet accuraat zijn of als deze veranderen.
   
• Recht op verwijdering. In sommige gevallen hebt u het wettelijke recht om te verzoeken dat wij uw persoonsgegevens verwijderen wanneer (1) deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld; (2) de toestemming in bepaalde gevallen is ingetrokken; (3) u in bepaalde gevallen bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking; (4) de persoonlijke gegevens onrechtmatig zijn verwerkt; (5) de persoonlijke gegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting; of (6) de persoonlijke gegevens zijn verzameld in verband met het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij. Dit recht is echter niet absoluut. Wanneer wij persoonlijke gegevens verwijderen, worden deze verwijderd van onze actieve servers en databases, maar kunnen ze in onze archieven blijven staan wanneer het niet praktisch of mogelijk is om ze te verwijderen. We kunnen uw persoonsgegevens ook bewaren als dat nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, geschillen op te lossen of overeenkomsten af te dwingen.
   
• Recht om de verwerking te beperken. U hebt het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken wanneer (1) de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist, voor een periode die de verwerkingsverantwoordelijke in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren; (2) de verwerking onrechtmatig is en u zich verzet tegen verwijdering en in plaats daarvan om beperking verzoekt; (3) wij de persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar u wilt dat wij deze bewaren voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen; of (4) u bezwaar heeft gemaakt tegen onze verwerking van de persoonsgegevens, in afwachting van de afhandeling van het bezwaar.
   
• Recht van bezwaar. In bepaalde omstandigheden hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang, voor onze gerechtvaardigde belangen of voor de gerechtvaardigde belangen van anderen. U hebt ook het recht om bezwaar te maken wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketingdoeleinden of voor wetenschappelijke of historische onderzoeksdoeleinden of statistische doeleinden.
   
• Recht om toestemming in te trekken. Als u toestemming hebt gegeven voor het verzamelen, verwerken en overdragen van uw persoonsgegevens, hebt u mogelijk het recht om uw toestemming geheel of gedeeltelijk in te trekken. Zodra wij bericht hebben ontvangen dat u uw toestemming geheel of gedeeltelijk hebt ingetrokken, zullen wij uw gegevens niet langer verwerken voor de doeleinden waarvoor u oorspronkelijk toestemming hebt gegeven en die u inmiddels hebt ingetrokken, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor verdere verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen. Om uw toestemming in te trekken, kunt u contact opnemen met Human Resources via de onderstaande contactgegevens.
   
• Recht om een klacht in te dienen. Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving hebben verwerkt, raden wij u aan contact met ons op te nemen via PrivacyTeam@Quadient.com. U hebt mogelijk ook het recht om een klacht in te dienen bij een toepasselijke toezichthoudende autoriteit of om een rechtsmiddel in te stellen via de rechter. Er is een lijst met toezichthoudende autoriteiten voor inwoners van de EU of EER beschikbaar. Als u meer hulp nodig heeft met betrekking tot uw rechten, neem dan contact op met Human Resources via de onderstaande contactgegevens. Wij zullen uw verzoek in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving in behandeling nemen.

Voor personen die in Californië wonen:

• Recht op informatie. U hebt het recht om het volgende op te vragen: (1) de specifieke persoonlijke gegevens die wij over u hebben verzameld; (2) de categorieën persoonlijke gegevens die wij over u hebben verzameld; (3) de categorieën bronnen waaruit de persoonlijke gegevens zijn verzameld; (4) de categorieën persoonlijke gegevens over u die wij hebben verkocht of gedeeld en de categorieën derde partijen aan wie de persoonlijke gegevens zijn verkocht of gedeeld; (5) de categorieën persoonlijke informatie over u die we voor zakelijke doeleinden hebben bekendgemaakt en de categorieën derde partijen aan wie de persoonlijke informatie voor zakelijke doeleinden is bekendgemaakt; (6) het zakelijke of commerciële doel voor het verzamelen, bekendmaken, verkopen of delen van persoonlijke informatie; en (7) de categorieën derde partijen aan wie we persoonlijke informatie bekendmaken. Ons antwoord heeft betrekking op de periode van 12 maanden voorafgaand aan de ontvangst van een verifieerbaar verzoek, tenzij u om een langere periode verzoekt.
   
• Recht op verwijdering. U hebt het recht om te verzoeken om verwijdering/wissing van bepaalde persoonlijke informatie die door ons is verzameld of bewaard. Zoals hierin beschreven, zullen wij uw persoonlijke informatie uit onze bestanden verwijderen en alle dienstverleners (zoals gedefinieerd in de toepasselijke wetgeving) opdragen uw persoonlijke informatie uit hun bestanden te verwijderen. Wij zijn echter niet verplicht om een verzoek tot verwijdering in te willigen als er een uitzondering van toepassing is op grond van de wet.
   
• Recht op correctie. U hebt het recht om onjuistheden in uw persoonlijke gegevens te corrigeren, rekening houdend met de aard van de persoonlijke gegevens en de doeleinden waarvoor wij de persoonlijke gegevens verwerken. Wij zullen commercieel redelijke inspanningen leveren om de onjuiste persoonlijke gegevens te corrigeren zoals door u aangegeven.
   
• Recht op beperking van gebruik en openbaarmaking. U hebt het recht om ons gebruik en onze openbaarmaking van uw gevoelige persoonlijke gegevens te beperken tot het gebruik dat nodig is om onze diensten te verlenen en onze goederen te leveren zoals door u gevraagd, of zoals anderszins wettelijk is toegestaan. Wij gebruiken of openbaren gevoelige persoonlijke gegevens alleen voor doeleinden die zijn toegestaan door de CCPA en waarop het recht op beperking niet van toepassing is.
   
• Recht om u af te melden. U hebt het recht om ons te verzoeken te stoppen met de verkoop of het delen van uw persoonlijke gegevens aan derden en dit in de toekomst niet meer te doen.

Non-discriminatie. 
U hebt het recht om door ons niet discriminerend te worden behandeld vanwege het uitoefenen van de bovenstaande rechten. Wij bieden geen financiële prikkels en prijs- of serviceverschillen, en wij discrimineren consumenten, werknemers, sollicitanten of onafhankelijke contractanten niet vanwege het uitoefenen van hun rechten onder de toepasselijke wetgeving.

Geschillenbeslechtingsprocedure. 
Als u klachten heeft over onze naleving van deze privacyverklaring, neem dan eerst contact met ons op via privacyteam@quadient.com. Wij zullen klachten en geschillen met betrekking tot het gebruik en de openbaarmaking van persoonlijke gegevens onderzoeken en trachten op te lossen in overeenstemming met dit privacybeleid en de toepasselijke wetgeving. 

Updates en wijzigingen. 
We kunnen deze verklaring aanvullen, wijzigen, bijwerken of aanpassen om eventuele wijzigingen in de manier waarop we uw gegevens behandelen weer te geven of om in te spelen op wijzigingen in de wetgeving. Als we deze verklaring bijwerken, zullen we u een nieuwe privacyverklaring verstrekken.

Contact. Voor meer informatie, als u vragen of opmerkingen heeft, of als u uw rechten wilt uitoefenen of een klacht bij ons wilt indienen, kunt u contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

•    Per e-mail : PrivacyTeam@Quadient.com